تحديثات

الأربعاء، 14 يونيو 2017

التفويض الناجح

التفويض الناجح
التفويض الناجح Successful Delegation
مع بيزنس بالمصرى إستخدم السلطة من مساعدة الآخرين لك و إنجاز أكثر بكثير من خلال التفويض Delegation

كيف تفوض الأخرين ؟

إبدأ بتحديد النتيجة التي تريدها للأشخاص الذين تثق بهم وضع الضوابط و حدد حدود العمل و وفر الدعم الكافي و لكن تصدى للتفويض التصاعدى و أبقى متابعا للاحداث و ركز على النتائج بدلا من الإجراءات و أخيرا عند الإنتهاء من العمل أعطى التقدير للمستحق .

إذا كنت سوبر مان فانت بالطبع تحتاج المساعدة و الدعم ، ليس هناك عار في طلب المساعدة ، أترك الفخر أو الغرور جانباً و إظهر الإحترام لمواهب الآخرين و تذكر أنه لا يوجد ما يسمى نجاح بيد واحدة ، فعند الإعتراف و تقدير قدرات و مواهب أعضاء فريقك ، يمكنك دفع نفسك و زملائك في الفريق و مؤيديك إلى أعلى و تحقيق المزيد .

- هل تشعر بالإجهاد و الأرهاق ؟
- هل حياتك المهنية تبدو متوقفة ؟

إذا كان الأمر كذلك فأنت قد تحتاج إلى صقل معلوماتك فى مهارات التفويض Delegation

إذا كنت تعمل بمفردك فهناك حد أقصى من المهام يمكنك القيام به و لكن من الصعب عليك مواصلة العمل هكذا ، فلديك الكثير من المهام التى من الصعب أن تنفذها بالإعتماد على ساعديك ، فهناك الكثير من الناس التى يمكنهم تقديم المساعدة إليك و إنجاز هذه المهام ، فإذا كان عدد الأشخاص الذين يمكنك الإعتماد محدود فإن نجاحك محدود .

إذا كنت جيد في عملك فالناس يمكنهم ان يساعدوك فى تحقيق المزيد من النجاح ، هذا يمكن أن يؤدي إلى شعورك الحقيقي بالضغط و العمل الزائد و مع ذلك لا يمكنك أن تفعل كل ما يريده الجميع منك فهو كفيل ان يبقيك غير سعيد و مقصر فى عملك و أنك لا تشارك أحدا معك ، فعلى الجانب الإيجابي يمكن ان تكون فرصة هائلة لتحقيق المزيد من الإنتاج ، إذا كنت تستطيع تحقيق هذه الفرصة يمكنك أن تكون أكثر نجاحا حقا !

واحدة من أكثر الطرق شيوعا للتغلب على قيود الإدارة و مهامها هو معرفة كيفية تفويض عملك لأشخاص آخرين إذا كنت تفعل هذا جيدا يمكنك بسرعة بناء فريق قوي و ناجح من الناس و قادرة على تلبية مطالب الآخرين ، هذا هو السبب في التفويض Delegation فهذه المهارة الهامة من أهم المهارات التى يجب أن تتعلمها على الاطلاق !

لماذا لا يفوض الناس


لمعرفة كيفية التفويض الناجح من المهم أن نفهم لماذا يتجنب الناس ذلك ، ببساطة الناس لا تفوض لأنهم يفعلون كل شىء بأنفسهم .

ما هو الأسهل : تصميم و كتابة محتوى البروشور عن خدمة جديدة تقدمها أم وجود أعضاء آخرين من فريقك تفعل ذلك؟ 

ليكن عن فوائد النوم بطريقة صحيحة ، أنت تعرف المحتوى من داخل و خارج البروشور و يمكنك كتابة الفائدة من النوم بطريقة صحيحة على البروشور ، و سيكون من السهل نسبيا بالنسبة لك الجلوس و كتابة هذا المحتوى ، فهل ستكون متعة بالنشبة لك ؟! 

- السؤال هو هل ذلك سيكون على ما يرام بالنسبة لوقتك ؟!

من الأفضل تفويض المهمة لشخص آخر  لسببين :

أولا : إذا كان لديك القدرة على قيادة حملة اعلانية او مشروع جديد ، ففرصتك هنا هي أنك تستخدم مهاراتك بشكل أفضل فى تطوير الاستراتيجية أو الخروج بأفكار جديدة أخرى من خلال مشاكركة الآخرين ، أما بعمل كل شىء بنفسك من تصميم البروشور و كتابة المحتوى و التفاصيل بنفسك حتما ستفشل في الاستفادة القصوى من وقتك .

ثانيا : من خلال مشاركة هادفة لمشروعك مع الآخرين يمكنك تطوير مهارات هؤلاء الناس و قدراتهم و هذا يعني أنه في المرة القادمة التي يأتي فيها مشروع مماثل يمكنك تفويض المهمة بدرجة أعلى من الثقة و أن ذلك سيتم بشكل جيد مع مشاركة أقل بكثير منك .

يتيح لك التفويض Delegation الإستفادة القصوى من وقتك و مهاراتك و يساعد الآخرين في الفريق على النمو و التطور للوصول إلى إمكاناتهم الكاملة في المنظمة .

متى تفوض الآخرين

التفويض يعنى الفوز و النجاح عند القيام به بشكل مناسب و مع ذلك هذا لا يعني أنه يمكنك تفويض أي شيء ، و لتحديد متى يكون التفويض Delegation مناسبا هناك 6 أسئلة أساسية تحتاج إلى طرحها على نفسك :

1. هل هناك شخص آخر لديه أو يمكن أن يعطى المعلومات اللازمة أو الخبرة اللازمة لإنجاز المهمة ؟
2. هل هذه المهمة يمكن لشخص آخر القيام بها أو أنها من الأهمية أن تفعلها بنفسك ؟
3. ھل توفر المھمة فرصة لزیادة و تطویر مھارات شخص آخر ؟
4. هل هذه مهمة ستتكرر في المستقبل ؟
5. هل لديك الوقت الكافي لتفويض المهمة بشكل فعال ؟
يجب أن يكون الوقت متوفرا للتدريب الكافي للأسئلة و الأجوبة و فرص للتحقق من التقدم و إعادة العمل إذا كان ذلك ضروريا .
6. هل هذه مهمة يجب عليك تفويضها ؟
المهام المهمة للنجاح على المدى الطويل مثل : توظيف الأشخاص المناسبين لفريقك تحتاج حقا انتباهك و يمكن اداؤها بنفسك او تفويض احد اعضاء الفريق الموثوق فيهم و المختارين بعناية فى هذه النقطة .

إذا كنت تستطيع الإجابة بـ "نعم" على الأقل على بعض الأسئلة أعلاه فجيدا لك تفويض هذه المهمة

تلميح : 
و تشمل العوامل الأخرى التي تسهم في تفويض مهمة ما :

1. الجداول الزمنية للمشروع / المواعيد النهائية للمشروع
- كم من الوقت المتاح للقيام بهذه المهمة ؟ 
- هل هناك وقت لإعادة العمل إذا لم يتم ذلك بشكل صحيح في المرة الأولى ؟ 
- ما هي عواقب عدم إكمال المهمة في الوقت المحدد ؟ 

2. توقعاتك أو أهدافك للمشروع أو المهام بما في ذلك :
- ما مدى أهمية أن تكون النتائج من أعلى جودة ممكنة ؟ 
- هل النتيجة جيدة بما فيه الكفاية ؟ - هل سيكون الفشل حاسما ؟ 
- كم سيؤثر الفشل على أشياء أخرى ؟

و مع ذلك وجود جميع هذه الشروط لا يضمن أن المهمة المفوضة ستكتمل بنجاح تحتاج أيضا إلى النظر لمن سوف تفوض له المهمة و كيف سيفعل ذلك .

من هذا الشخص و كيف ستفوضه

و بعد أن قررت تفويض مهمة ما هناك بعض العوامل الأخرى التي ينبغي النظر إليها أيضا من خلال  استخدام ورقة عمل سجل التفويض يمكنك الحصول عليها مجانا للحفاظ على سجل المهام  و الذين تريد تفويضهم لإداء المهام .

https://www.mediafire.com/?f7189q37opoz532

من الذى ستفوضه

العوامل التي يجب مراعاتها فى هذا الشخص :

1. خبرة الفرد ومعارفه ومهاراته عندما تنطبق على المهمة المفوضة
- ما هي المعرفة و المهارات و المواقف التي يمتلكها الشخص بالفعل ؟
- هل لديك الوقت و الموارد لتوفير أي تدريب لازم له ؟

2. أسلوب العمل المفضل لهذا الشخص
- مدى استقلالية هذا الشخص برأيه؟
- ماذا تريد منه بالتحديد و ماذا يريد هو ؟

3. ما هي أهدافه و مصالحه على المدى الطويل و كيف تتماشى مع العمل المقترح ؟
- مدى عبء العمل الحالي على هذا الشخص قبل التفويض Delegation .
- هل لدى هذا الشخص الوقت الكافي للقيام بمزيد من العمل ؟
- هل تفويض هذه المهمة يتطلب إعادة تشكيل مسؤوليات و أعباء عمل أخرى ؟

تلميح : 
عند البدء في التفويض Delegation إلى شخص ما ستلاحظ أنه يستغرق وقتا أطول مما تستغرقه لإكمال المهام هذا لأنك خبير في هذا المجال و الشخص الذي فوضته لا يزال يتعلم ، هنا عليك التحلي بالصبر ، إذا كنت قد اخترت الشخص المناسب للتفويض و قمت بالتفويض بشكل صحيح ، ستجد أنه يتعلم بسرعة و سيصبح الشخص الموثوق به .

كيف يجب أن تفوض؟

استخدم المبادئ التالية للتفويض بنجاح :

1. وضح بوضوح النتيجة المرجوة ، إبدأ من النهاية فى توضيح النتائج المرجوة بشكل محدد للغاية .

2. تحديد القيود و الحدود بوضوح و حدود السلطة و المسؤولية و المساءلة و يجب على الشخص

- الإنتظار إلى أن يقال ما يجب القيام به ؟
- يسأل ماذا يفعل ؟
- التأكد من ما يجب القيام به أولا ثم بدء العمل ؟
- العمل ثم القيام بالإبلاغ عن النتائج فورا ؟
- بدأ العمل ثم تقديم تقرير دوري ؟

3. حيثما أمكن أشرك الأشخاص في عملية التفويض Delegation لأنه سيمكنهم من تحديد المهام التي سيتم تفويضها لهم و متى .

4. تطابق مقدار المسؤولية مع مقدار السلطة و ينبغى عليك فهم أنه يمكنك تفويض بعض المسؤوليات و لكن لا يمكنك تفويض المساءلة بمعنى أنك لا زلت أنت المسئول في نهاية المطاف ، حدد من المسئول عن هذا معك !

5. فوض المهام إلى أدنى مستوى تنظيمي ممكن ، الناس الذين هم الأقرب إلى العمل هم الأنسب لهذه المهمة لأن لديهم معرفة أكثر حميمية من التفاصيل مع العمل اليومي فى هذه المهام من قبل ، هذا أيضا يزيد من كفاءة مكان العمل و يساعد على تطوير الناس .

6. تقديم الدعم الكافي و تكون متاح للإجابة على الأسئلة ، فضمان نجاح المشروع يكون من خلال التواصل و المتابعة المستمرين فضلا عن توفير الموارد و الثقة .

7. ركز على النتائج ، أقلق نفسك بما أنجز بدلا من الخوض فى تفاصيل كيفية يجب القيام بالعمل ، طريقتك ليست بالضرورة الطريقة الوحيدة الأفضل ، أسمح للشخص  المفوض بالتحكم في أساليبه و عملياته و هذا يسهل النجاح و و يعطى الثقة .

8. تجنب "التفويض التصاعدي" ، إذا كانت هناك مشكلة لا تسمح للشخص بتحويل المسؤولية عن المهمة إليك ، أطلب منه الحلول و لا تقدم إجابة سريعة .

9. ابقى فريقك على التحفيز و الالتزام بالتفويض ، ناقش كيف سيؤثر النجاح فى المهام على المكافآت المالية و الجوائز و الفرص المستقبلية و التقدير و الإهتمام منك و غيرها من المحفزات المرغوبة و قم بالإعتراف بالتقدير و المكافأة لمن يستحق .

10. إنشاء السيطرة و الحفاظ عليها
- مناقشة الجداول الزمنية والمواعيد النهائية .
- الموافقة على جدول زمني لتوقيتات المراجعة و التحقق التي ستراجع فيها التقدم المحرز في المشروع .
- إجراء تعديلات حسب الضرورة .
- خصص بعض الوقت لمراجعة جميع الأعمال المقدمة .

عند النظر بدقة لهذه النقاط الرئيسية قبل و أثناء عملية التفويض Delegation سوف تجد أنك قمت بالتفويض الناجح Successful Delegation

الحفاظ على السيطرة

الآن بعد أن تعمل من خلال الخطوات المذكورة أعلاه تأكد من إحاطة أعضاء فريقك المفوض لهذا المهمة بشكل مناسب ، خذ الوقت لشرح سبب اختيارهم للعمل و ما هو متوقع منهم خلال المشروع و الأهداف التي لديك لهذا المشروع و جميع الجداول الزمنية و المواعيد النهائية و الموارد التي يمكن رسمها و الإتفاق على جدول زمني لمراجعة تقدم المشروع .

و أخيرا تأكد من أن أعضاء الفريق يعرفون أنك تريد معرفة ما إذا كانت هناك أي مشاكل تحدث و أنك متاح لأي أسئلة أو توجيهات لازمة مع تقدم العمل .

و نحن نعلم جميعا أننا كمدراء لا ينبغي لنا ان تكون إدارتنا بالحد الأدنى لها تحت أى ظرف من الظروف و مع ذلك هذا لا يعني أننا يجب أن نتخلى عن السيطرة تماما في التفويض الناجح Successful Delegation و علينا أن نجد التوازن الصعب في بعض الأحيان بين إعطاء مساحة كافية للناس لاستخدام قدراتهم لتحقيق أفضل النتائج و المتابعة و الدعم عن كثب بما فيه الكفاية لضمان أن يتم العمل بشكل صحيح و فعال .

أهمية القبول الكامل

عندما يتم تسليم العمل المفوض و تعود الأمور كما كانت ، قم تخصيص ما يكفي من الوقت لمراجعته بدقة ، إذا كان ذلك ممكننا أقبل فقط الجودة العالية و العمل الكامل ، إذا قبلت العمل و لم تكن راضيا من أعضاء فريقك فإنهم لم يتعلموا القيام بهذه المهمة بشكل صحيح ، و الأسوء من ذلك فإنك تقبل شريحة جديدة كاملة من العمل ستقوم على الأرجح بإكمالها بنفسك و يعني أنك لم يكن لديك الوقت للقيام بعملك بشكل صحيح .

و بطبيعة الحال عندما يتم إرجاع العمل الجيد لك تأكد من أنك تعطى الإعتراف و المكافأة لمن يستحق و لا تنسب العمل لنفسك ابدأ ، فأنت كقائد يجب أن تبدى إعجابك بفريقك على ما فعلوه من جهد و أنك سوف تقطع شوطا طويلا نحو بناء الثقة مع الفريق و الثقة بالنفس و الكفاءة مما يعمل على تحسين المهمة المفوضة التالية و بالتالي فإنك ستحقق نجاحا أكثر و أسهل فى المرة القادمة .

النقاط الرئيسية

- من الوهلة الأولى يمكن أن تشعر بمزيد من المتاعب أكثر مما تستحق و لكن من خلال التفويض  Delegation بشكل فعال يمكنك قبول الزيادة الكبيرة في كمية العمل الذي يمكنك تقديمه .

- عندما تقوم بترتيب أعباء العمل و جدول المهام الخاص بك حتى تتمكن من العمل على المهام التي تحظى بأولوية قصوى و يعمل أشخاص آخرون على مهام ذات أهمية ، فأنت الآن تحقق تقدما رائعا و لديك وصفة للنجاح .

- التفويض الفعال و أختيار المهام المناسبة للتفويض و تحديد الأشخاص المناسبين للتفويض و التفويض بالطريقة الصحيحة أكثر من هذا المقال بالطبع و لا يمكنك حصره فى مقال واحد ، لذا انصحك متابعة القراءة معى فى التفويض الفعال و مباشرة العمل به فور إتاحة الفرصة لك لتصبح أكثر نجاحا .



هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .
Adbox