تحديثات

الخميس، 22 يونيو 2017

دور الميسر


مع بيزنس بالمصرى تعلم توجيه الحدث من خلال إستنتاج ناجح و تعلم طريقة توجيه الناس لهدف محدد

إذا طلب منك دور تسهيل إجتماع ، ماذا يعني ذلك بالضبط ؟

- هل مجرد ضمان أن الجميع قدم نفسه أو أنهم إجتازوا سريعا مرحلة كسر الثلوج ؟
- هل دورك الرئيسي هو متابعة الرسم البياني و ملاحظة جميع الأفكار ؟
- ما الإعداد الذي تحتاج إليه ؟
- كيف يمكنك إدارة الإجتماع و كيف تضمن أن شىء على ما يرام ؟

و في العديد من المواقف داخل المجموعات و خاصة في المناقشات المعقدة أو تلك التي يكون لدى الناس فيها آراء و مصالح مختلفة يمكن للتيسير الجيد أن يحدث الفرق بين النجاح و الفشل !

و بصفتك میسر Facilitator قد تحتاج إلی تعلم مجموعة واسعة من المھارات و الأدوات بدءاً من حل المشکلات و صنع القرار و إدارة الفرق و مهارات الإتصال .

ما هو الميسر؟

هو لـ "تسهيل إجراء" أو "تسهيل عملية" ما يقوم به الميسر هو تخطيط و توجيه و إدارة حدث جماعي لضمان تحقيق أهداف المجموعة بفعالية مع التفكير الواضح و المشاركة الجيدة و المشاركة الكاملة من كل من يشارك هذا الحدث .

لـتسهيل فعال يجب أن تكون محدد الهدف و ينبغى عليك إتخاذ موقف محايد و الخروج من التفاصيل و وجهة نظرك الشخصية و التركيز على النهج المستخدم لإدارة المناقشات بنجاح و الحصول على أفضل أداء من جميع الأعضاء و تحفيزهم على الخروج بأعلى نتائج ممكنة ، و يعتمد تنفيذ ذلك على عوامل كثيرة ، و ستكتشف ذلك أكثر في مقال سر التسهيل الفعال فى العمليات و الإنتاج و بالطبع عند أداء عميلة التيسير بنجاح ستحصل على تدفق الأفكار من المجموعة المشاركة و الحلول و القرارات أيضا التى تريدها .

مسؤوليتك الرئيسية كميسر هي بلوغ الأهداف الساق ذكرها للمجموعة و بالتالي مساعدة المجموعة على التوصل إلى قرار ناجح أو حل أو استنتاج .

تلميح :
التیسیر يمكن أن بيأخذ منك مجھود عقلي كبير بمعنى أنه قد یکون من الصعب التفکیر في المحتوى و المساهمة أيضا فى وقت واحد مع تسھیله و عدم الحياد عنه ، لذلك ينبغى أن لديك مصلحة في النتيجة النهائية و لديك المهارات و الخبرات و المعلومات و السلطة و التي هي مهمة لتحقيق نتيجة ناجحة داخل الإجتماع قبل النظر فى جلب ميسر خارجي .

ماذا يفعل الميسر Facilitator ؟

لـتسهيل الحدث بشكل جيد يجب عليك أولا معرفة و فهم النتيجة المرجوة للمجموعة من هذا الإجتماع و سياق الإجتماع و أكبر مسئولياتك ثم تصميم و تخطيط الإجتماع و تحديد الأدوات التي تساعدك على الوصول إلى أفضل نتيجة للمجموعة .

عليك توجيه و مراقبة المجموعة لضمان ما يلي :
- البقاء على المشاركات الفعالة .
- تحقيق التفاهم المتبادل بين المشاركين .
- النظر في مشاركاتهم و إدراج الأفكار و الحلول و القرارات التيتوصلت إليها المجموعة .
- تحمل المشاركون المسؤولية المشتركة من للنتيجة التى تصلوا إليها .
- ضمان تسجيل النتائج و الإجراءات و الأسئلة بشكل صحيح و إتخاذ الإجراءات اللازمة و التعامل معها بشكل مناسب بعد ذلك .

دعونا ننظر بمزيد من التفصيل في أهم هذه النقاط أدناه :

التصميم و التخطيط

من تحديد هدف واضح للمجموعة يتم الإعداد للإجتماع أو الحدث فمهمتك هي اختيار و تصميم طريقة العمل الصحيحة للمجموعة و وضع جدول أعمال فعال لهذه المناسبة .

نصيحة 1:
سواء كنت تخطط لعقد اجتماع مباشر أو حدث معقد يصل إلى عدة جلسات أو أيام ، فمن المهم أن تضع في اعتبارك دائما النتيجة و كيف تساعد المجموعة على الوصول إليها .

إذا كان الحدث يمتد لعدة جلسات و موضوعات ، تأكد من أن النتيجة المطلوبة واضحة و المطلوب من كل واحد فى المجموعة محدد و تأكد من أنك تعرف كيف تساهم نتيجة كل نقطة أو موضوع في نتائج الحدث بشكل عام .

نصيحة 2:
إذا تمت مطالبتك بتيسير حدث من شخص آخر فتأكد من استشارته بعناية بشأن شكل الحدث النهائي حتى لو لم يكون ما يريده واضح لتصل إلى ما يريده بالتحديد .

اختيار و تصميم طريقة عمل المجموعة

هناك العديد من الطرق لتصميم طريقة عمل المجموعة فهى تعتمد على فن تصميم الطريقة التى ستتبعها فى إدارة هذا الحدث و الوصول إلى الهدف الذى تريده من المجموعة ، بالطبع هى أكبر من ذلك و بالطبع ستحتاج إلى التعلم من خلال الخبرة و التدريب و الممارسة لدور الميسر .

بعض الخيارات الأساسية و المبدأ أدناه ، كما أن هناك العديد من الأدوات و التقنيات هنا في مدونتى و التي ستساعدك على التسهيل الفعال ، إهتم بأدوات التيسير أدناه للحصول على مزيد من التفاصيل و التى تحتوى على العديد من الكتب و أدلة الرائعة حول هذا الموضوع ، يمكنك الرجوع لها إذا كنت جديد فى مهمة التيسيير facilitation أو إذا كان يواجهك تحديات صعبة فى الأحداث الكبيرة .

في ما يلي بعض العوامل و الخيارات التي يجب أخذها في الاعتبار : 

هل تريد مناقشة مفتوحة أم حوار منظم ؟

قد تكون المناقشة المفتوحة التي يتم تسهيلها بشكل جيد إختيارك لطريقة المجموعة أثناء الحدث ، و لكن إذا كنت تريد تحقيق المشاركة التي تريدها و إدارة المناقشة مع المشاركين بطريقة المناقشة المفتوحة عليك أن تسأل نفسك :
- هل يمكنك تغطية مجموعة متنوعة من الموضوعات الهامة ؟
- هل يمكن أن تولد ما يكفي من الأفكار و الحلول ؟
- هل يمكنك إشراك الجميع و الحصول على نجاحات ؟

ما هي العملية المنظمة التي يجب أن تتبعها ؟

إذا كنت تريد توسيع و تحسين المشاركة فى المجموعات الكبيرة ، فكر في تقسيم المجموعات الكبيرة إلى مجموعات أصغر حجماً .

إن كان تركيزك جيد فأنت الآن يمكنك أنت تكون قلق الآن بشأن الحصول على مشاركة كافية من الجميع لأنها هى هدفك الأساسى من دورك كميسر Facilitator ، و لكن لا تقلق أعطى الناس الوقت الكافى في جدول أعمال الإجتماع للتفكير و كتابة الأشياء التي يريدون المشاركة فيها ، و إذا كنت ترغب في الحصول على أفكار ، ضَمن جلسة العصف الذهني brainstorming .

العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها

بالطبع لن تتمكن من تغيير بعض القيود و اللوائح لكن قد تكون قادرا على تغيير الآخرين لتحسين الأداء و طريقة سير الحدث و جدول الأعمال و كجزء من هذا يجب مراعاة ما يلي :
- عدد المشاركين .
- طبيعة المواضيع المطروحة للمناقشة .
- نوع المشاركة يجب أن تكون لدى الناس (مناقشات مفتوحة أم حوار منظم) .
- خلفية و مواقف المشاركين .
- مدى معرفتهم بالموضوع و مدى معرفتهم بعضهم البعض .
- الوقت المتاح لديك .

تذكر أن مهما كانت طريقة المجموعة التي حددها سيتوقف مدى نجاحها على مقدار تركيزك على النتائج و العثور على أفضل وسيلة لتحقيق أهداف الحدث العام .

أدوات التسيير

بعض الأدوات و التقنيات فى مدونتى و التي يمكن أن تساعد في تسيير إجتماع أو حدث كبير :

- مكسروا الثلوج ! - تسهيل مشاركات المجموعة .
- تعداد البودرة المعدل - إعطاء الأولوية للقضايا لتحقيق توافق في الآراء .
- التصويت المتعدد - اختيار عادل بين العديد من الخيارات .
- العصف الذهني brainstorming - توليد العديد من الأفكار الهامة .
- إجراء شاريت Charette - تبادل الأفكار مع العديد من الناس .
- تقنية دلفي Delphi- تحقيق توافق في الآراء بين الخبراء .
- مفهوم بلوغ الأهداف - التوصل إلى فهم مشترك لنقاط الخلاف .
- لعب الأدوار Role play - التحضير للمواقف الصعبة .
- تجنب ثقافة المجموعات - تجنب العيوب القاتلة في صنع القرار الجماعي .

بالإضافة إلى ذلك يتم تعبئة عدة أقسام بأدوات و تقنيات مفيدة :

- أدوات الإستراتيجيات - الأدوات و التقنيات التي تساعدك على فهم البيئة الخاصة بك و التفكير في أفضل طريقة للمضي قدما .
- أدوات الإبداع - الأدوات التي تساعدك على تطوير حلول مبتكرة للمشكلات .
- أدوات حل المشكلات - التي تساعدك على فهم و حل المشاكل المعقدة .
- تقنيات صنع القرار - يتيح لك أدوات رسمية جيدة لإتخاذ قرارات صعبة .

تصميم أجندة واقعية

تصميم جدول الأعمال يسير جنبا إلى جنب مع تصميم طريقة المجموعة أثناء الحدث و من هنا نأتى للعوامل التي يجب مراعاتها عند تخطيط جدول الأعمال :

- ما هو ترتيب النقاط التى يجب مناقشتها أو تقديمها داخل الحدث ؟
- كيف سيتعرف المشاركون على بعضهم البعض ؟
- كيف سيحصلون على فهم مشترك للأهداف ؟
- فى حالة تقسيم الحدث إلى جلسات منفصلة ​​، كم من الوقت يجب أن تخصص لكل بند ؟
- هل سيتم إشراك جميع المشاركين في كل دورة مشاركة ؟
- هل ستكون مجموعات أصغر نتيجة للعدد المشاركين الكبير ؟
- فى حالة التقسيم لمجموعات منتاهية الصغر و مجموعات متوسطة ، كيف و متى ستعود المجموعات الصغيرة إلى المجموعات الأكبر ؟
- متى و كيف ستقدم تلخيص لهذا الحدث ؟
- كيف و ما هى حلقة الوصل التى من خلالها ستنتقل من نتائج نقطة إلى نقطة أخرى و من دورة إلى دورة أخرى (الدورة هى مشاركة كل الاعضاء لنقطة) ؟
- كيف ستختم الحدث ؟

بحلول نهاية مرحلة التصميم و التخطيط يجب أن يكون لديك جدول أعمال مُتقَن يركز على النتائج و يوفر تدفق جيد و شكل واضح لهذا الحدث .

الإعتبارات الأخرى للتصميم و التخطيط

يجب عليك أيضا مراعاة ما يلي بالإضافة إلى الطريقة التى ستتبعها مع جدول الأعمال :

 - المعلومات و المادة العلمية و هى الذي يحتاجه المشاركون لمعرفته قبل أو أثناء الحدث و موعد توفير ذلك و كيف سيتم .
- الغرف و هي الغرفة الأكثر تشجيعاَ على المشاركة و حاجتك إلى غرف منفصلة لفصل المجموعات .
- الإحتياجات و هى اللوازم و الدعائم التي تحتاج إليها من أقلام و رسم بياني .... الخ ، تأكد من أن لديك كل ما تحتاجه لإتمام الحدث كما خططت و تأكد من أن لديك بدائل لأجهزة عرض البيانات و الكابلات و الفلاشات و الباوربوينت لأنك يمكن أن تحتاج إليها فى الأعطال المفاجاة .

دليل التحكم في الحدث

حان الوقت للتفكير في كيفية توجيهك و السيطرة على الإجراءات داخل الحدث فهناك بعض الاستعدادات و الأعمال كثيرة للتوجيه و السيطرة على الحدث نفسه .

فالمرحلة الأخيرة من الإعداد هو التفكير في كيفية توجيهك و التحكم في الاجتماع و هى إعداد القواعد الأساسية لهذا الحدث و إظهار مهاراتك كميسر ، إسئل نفسك بطريقة ماذا لو : 
- ماذا لو ظهر خلاف كبير ؟ 
- ماذا لو لم يظهر حل ؟ ...... الخ

في بداية الإجتماع كميسر ، عليك ملاحظة المشهد و ضمان أن المشاركين يفهمون النتيجة المرجوة و جدول الأعمال و القواعد الأساسية و التوقعات من خلال القيام توضيحها جيداً لأنه يساعد الجميع التركيز على المهمة و على أن تكون في متناول يدك ، فدورك هو ضمان إستمرار تقدم الإجتماع نحو نتيجة ناجحة .

لتوجيه و تحكم ناجح في الاجتماع ستحتاج إلى :

- وضع القواعد الأساسية :
ما هي القواعد التي ينبغي للمشاركين إتباعها في الإجتماع ؟
كيف سيتفاعل الناس ؟
كيف ستضمن أن يحترم الناس أفكار بعضهم البعض ؟
كيف سيتم التعامل مع الأسئلة ؟
عليك إعداد بعض القواعد الأساسية و الإتفاق علىيها في بداية الحدث .

- أخرج المشهد :
عليك أن تفعل دورك من خلال الأهداف و جدول الأعمال ، و تأكد من أن الجميع يفهمون دورهم و ما تسعى المجموعة لتحقيقه .

- الحصول على الأشياء المتدفقة :
تأكد من أن الجميع عرف نفسه و إستخدم طريقة كسر الثلوج icebreak فى المناسبة للحفاظ على بداية إيجابية .

- الحفاظ على الزخم و الطاقة :
تأكد من أن الأشخاص لا يزالون مهتمين و إذا بدأت مستويات الطاقة في الإنخفاض ربما حان الوقت لأخذ قسط من الراحة .

- الاستماع و التفاعل :
كميسر ، ينبغى عليك أن تأخذ موقف محايد و لفعل ذلك ستحتاج إلى البقاء في حالة تأهب و الاستماع بنشاط و البقاء مهتماً و المشاركة و هذا يضع مثالا جيدا للمشاركين الآخرين و أنك مستعد دائما للتدخل بطرق ميسرة و مشاركة الجميع بعضهم البعض ، ففكر دائماً فى كيف يمكنك ابقائهم مهتمين و كيف يمكنك الحصول على مشاركات أفضل .

- مراقبة نقاط التفتيش و تلخيص :
حافظ على السيطرة على جدول الأعمال أثناء الحدث و قل للناس ما حققوه و قم بتلخيص الإجتماع .

- تدخل فقط إذا كان لزم الأمر و كان تدخلك حتمياً

تلميح:
كمسهل أو ميسر هناك العديد من الحالات التي قد تحتاج إلى التدخل ، ينبغى أن تكون واضحاً مع نفس فى متى و كيف ستفعل ذلك و الحفاظ على أخف لمسة منك و ضع في اعتبارك ضرورة أن تكون دائماً موضوعيا و الحفاظ على التركيز على النتائج المرجوة و الحفاظ بشكل عام على الجو و الجو الإيجابي .

أصعب أنواع التدخل تكون أثناء الصراع و الغضب و الخلاف ، و إن حدث ذلك تذكر دورك فمن المهم التركيز على إحتياجات المجموعة مع الأخذ فى الاعتبار مشاعر و موقف كلا الطرفين المشاركين في أي خلاف فحاول أن تصل لنقطة تفاهم مشتركة بينهم .

للحفاظ على تدفق و إيجابية الحدث :

- ملاحظة و إغلاق أي محادثات جانبية لأنها تقلل من قدرة الآخرین علی الترکیز لأنها لا قيمة لها فى الحدث .

- المرونة بين التوقيت و التوازن فى الحاجة للمشاركة و الحفاظ على سير الأمور بكفاءة .

- تعلم ما يجب القيام به عند المناقشة و لا تصل إلى نتيجة طبيعية و اسئل نفسك :
هل هناك حاجة للمزيد من المعلومات ؟ 
متى و كيف ستنتقل المناقشة ؟ 
و تأكد من أن الوقت مناسباً لعلاج أو مناقشة كل نقطة .

- لاحظ الأشخاص الغير متفاعلين بشكل كامل :
هل يعانون من عدم الراحة ؟
ما هى مصادر الإنزعاج ؟
ماذا يمكنك أن تفعل لجعلهم في المحادثة ؟

- الاهتمام بسلوك المجموعة سواء اللفظي و غير اللفظي فأوقات يكون السلوك الأكثر ضررا هو الصمت لذلك تعرف على كيفية إكتشافه و وقفه بشكل فعال .

- إذا واجهت هجمات شخصية واضحة ، يبحث الميسر الفعال هنا على تذكير الجميع بالقواعد الأساسية ، فغالبا ما تكون هذه جيدة للبدء من جديد ، مهما كانت المشكلة لا يمكنك السماح للسلوك السيئ بالإستمرار و كن على إستعداد لإتخاذ الخطوات اللازمة لوقف الهجمات إن وجدت .

سجل و ابدأ فى العمل 

و أخيرا و ليس آخراً من بين مسؤوليات الميسر هو تسجيل النواتج و جمعها معاً و عرضها على المشاركين و التأكد من إتخاذ إجراءات بشأنها .

مفتاح النجاح في تسجيل النواتج للحدث هو أن تكون هذه النواتج واضحة فى من سيقوم بالمهمة و كيف و متى ، تأكد من أن مسؤوليات الناس واضحة بنسبة 100 في المئة سواء كانت لك أو غيرها .

تلميح:
عندما تفكر في أنك ميسر Facilitator ، نجد أن وظيفة التسجيل هى جزء على عكس ما يمكن أن تراه ، فترى أحياناً شخص يقف أمام حامل شاشة العرض و معه ورقة و قلم و يدون كل الأفكار المتدفقة .

في حين أنها بالطبع وظيفة هامة ، تذكر أنه يجب التخطيط الجيد و التوجيه و المراقبة للحصول على تدفق الأفكار ، و تأكد أنه إذا لم يتم التخطيط جيدا لإجتماعك و التوجيه و السيطرة يمكن أن تواجه قطعة ورق فارغة في نهاية الحدث .



عندما تقوم بالتسجيل و العمل هناك بعض الأشياء التي يجب أن تتذكرها :

- أنت مسؤول عن التأكد من أن المشاركين يسمعون و يرون و يفهمون المعلومات التي يتم تقديمها و عرضها ، تأكد من الإحتفاظ بتسجيل دقيق لما يجري و إذا كنت تنسى سجل الآن و لخص الحدث في وقت لاحق .

- حاول استخدام الكلمات و المفاهيم و المصطلحات التي تستخدمها المجموعة أو أطلب منهم توضيح هذه المصطلحات لتتمكن من تسجيلها .

- لضمان تسجيل جميع القرارات و الإجراءات قد تحتاج إلى الإستعانة بكاتب للحدث للقيام بذلك بحيث يمكنك اللإستمرار في التركيز على طريقة المجموعة و إدارة الحدث .

- عند تسجيل القرارات و الإجراءات تأكد من المشاركين بأن المعلومات التي تسجلها هي إنعكاس عادل و دقيق لما تمت مناقشته .

- تذكير المجموعة بما تم مناقشته و الحفاظ على التركيز و التقدم نحو هدف الإجتماع أو الحدث .

- إذا كنت في شك أطلب توضيحاً قبل أن تستأنف المناقشة .

- تأكد من مستوى مسؤوليتك و إلتزامك بهذا العمل .

- تابع بعد الحدث لضمان للتاكد من القضايا المعلقة و النقاط و النتائج التي أحرزت حتى يتم الإنتهاء من هذه الإجراءات بنجاح .

النقاط الرئيسية

- لكي تكون ميسر فعال يجب أن تعرف متى تأخذ دور قيادي و متى تكون محايد و فى نفس الوقت أن تأخذ مقعد خلفي هذا هو الحفاظ على التوازن الصعب!

- مفتاح التفوق هو تخطيط و توجيه الإجراءات بشكل فعال و التركيز على طريقة المجموعة و نتائجها .

- التسهيل دور مثير للإهتمام و مجزي و هام فإنه يستغرق وقتا طويلا للتفكير في العمليات و الطريقة و جدول الأعمال .

- تعلم المهارات التي تحتاجها لإنهاء الحدث بخاتمة ناجحة و أفخر بدور التسهيل أو التيسيير تمتع بمشاهدة الأفكار و الحلول و تدفق النتائج الناجحة !



 هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .
Adbox