10 أخطاء شائعة فى عملية التواصل - بيزنس بالمصرى | طريقك لمهنة سعيدة و ناجحة

تحديثات

الثلاثاء، 11 يوليو 2017

10 أخطاء شائعة فى عملية التواصل


10 أخطاء شائعة فى عملية التواصل Communication Common Mistakes
10 أخطاء شائعة فى عملية التواصل
تجنب التواصل الخاطئ و سوء الفهم مع بيزنس بالمصرى

من المحرج أن تخطئ في التواصل فإذا قمت بإرسال بريد إلكتروني دون عناية فى التحقق منه و بعد ذلك أدركت أنه يحتوي على خطأ ، يمكنك أن تقيم أنك تسلك سلوك غير مهنى و تتسبب فى حدوث مشكلات .

و لكن أخطاء التواصل الأخرى يمكن أن تكون لها عواقب وخيمة و يمكن أن تشوه سمعتك أو تزعج العملاء أو تؤدي إلى فقدان الأرباح ، في هذه المقالة سنلقي نظرة على 10 أخطاء شائعة فى عملية التواصل  و سنناقش ما يمكننا القيام به لتجنبها .

الخطأ الأول - عدم تدقيق عملك

الأخطاء الإملائية و النحوية تجعلك تبدو غير مهنى و هذا هو سبب ضرورة التحقق من جميع إتصالاتك قبل إرسالها .

لا تعتمد على المدقق الإملائي الإلكترونى لأنه لن يلتقط الكلمات التي تستخدم بشكل صحيح ، بدلاً من ذلك قم بالتدقيق فى عملك و لا مانع من إستخدام قاموس للبحث عن الكلمات التي تريد التأكد منها .

من المفيد كتابة قائمة بالكلمات و العبارات التي تجد صعوبة في الحصول عليها و أجعل هذا بالقرب من يدك .

قد يكون من الصعب رؤية أخطائك في عملك لذا فكر في إمكانية الطلب من أحد الزملاء بالبحث عن الوثائق الرئيسية قبل أن تكتبها أنت و قم بقراءة عملك بصوت عال و بهذه الطريقة سيسهل عليك القبض على الأخطاء المطبعية و الأخطاء الإملائية ثم أعط نفسك الوقت للتفكير هذا المستند و إجراء أية تعديلات نهائية فيه .

الخطأ الثانى - تقديم أخبار سيئة عن طريق البريد الإلكتروني

هل تعلن عن تسريح العمال لفريقك عن طريق البريد الإلكتروني أو الدردشة الفورية ؟ 
إذا فعلت ذلك هل سينزعج الجميع !

قنوات الإتصال المكتوبة لا تسمح لك بتخفيف الرسائل الصعبة بالإشارات غير اللفظية مثل لغة الجسد و أنها لا تسمح لك بالتعامل الفورى مع المشاعر الشديدة أو العالية .

إذا كنت بحاجة إلى تقديم أخبار سيئة أفعل ذلك بشكل نفسك و قدم ذلك بعناية بلغة جسد مناسبة و فى نفس الوقت حاول الحد من الإضطراب الناتج على المدى الطويل بالمواساة و التقدير أو تقديم الحلول المنطقية .

عند نقل رسالة صعبة بنفسك يمكنك ملاحظة إيماءات و تعبيرات الناس التى تدل على سوء الفهم للأجزاء الرئيسية من رسالتك أو التى تدل على إتخاذ المعلومات بشكل سيئ للغاية ، يمكنك بعد ذلك إتخاذ خطوات لتوضيح رسالتك أو مساعدة الناس على التعامل مع الأخبار الصعبة .

الخطأ الثالث - تجنب المحادثات الصعبة

 في وقت ما ستحتاج إلى ردود فعل سلبية فحاول أن لا تتجنب هذه المحادثات لأنها تسبب المزيد من المشاكل و قد تسمح لنمو المشاكل الصغيرة لتصبح كبيرة .

الإعداد هو مفتاح التعامل مع المحادثات الصعبة ، تعلم إعطاء ردود فعل واضحة و قابلة للتنفيذ و إستخدام أداة الموقف - السلوك - التأثير لردود الإفعال لتشجيع الناس على التفكير فى سلوكهم ، و قد تحتاج إلى تمثيل دروك هذا أمام المرآة لمحادثتك الأولى أو لعب الأدوار لتشعر بالثقة في كلامك و لغة جسدك.

الخطأ الرابع - كونك غير حازماً !

الحزم هو تحقيق ما تحتاج إليه مع مراعاة رغبات و إحتياجات الآخرين ، بالتأكيد يمكن أن لا تحصل دائماً على النتيجة التى تريد الحصول عليها إن كنت حازماً و لكنك سيكون لديك فرص أفضل للحصول علي ما تريد بالحزم أو التوصل إلى حل يناسب الطرفين لأنك كنت واضح حول إحتياجاتك .

الحزم هو أن تقول لا عندما تريد ذلك ، مقالى نعم للشخص لا للمهمة يشرح كيفية رفض الطلب بلطف و لكن بشكل حاسم مع الحفاظ على علاقات جيدة .

ملحوظة :
الحزم ليس معناه أن تكون فظاً ، فالسلوك العدواني هو أن تريد الحصول على ما تريده دون التفكير في حقوق الآخرين و ما يريدوه و فى إحتياجاتهم .

الخطأ الخامس - متفاعل و لكن بلا فائدة ملموسة

هل صرخت فى وقت مضى في زميلك أو أرسلت رد صارم على البريد الإلكتروني دون التفكير في توضيح وجهة نظرك ؟
إذا كان الأمر كذلك فمن المرجح أن يكون رد فعلك عاطفياً مستنداً على مشاعرك بدلاً من الإستجابة بهدوء .

هذا النوع من ردود الفعل العاطفية تضر بسمعتك و قد تنزعج الناس من مشاعرك القوية و إعطاء إنطباع بأنك تفتقر إلى ضبط النفس و الذكاء العاطفي ، اقرأ مقالى عن إدارة مشاعرك في العمل للحصول على نصائح حول كيفية السيطرة على ردود أفعالك .

الخطأ السادس - عدم الإستعداد بدقة

العروض التقديمية أو التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني التي تعد بشكل سيء تحبط جمهورك و تضر بسمعتك بمرور الوقت و هذا هو السبب في أنه من الضروري إعداد و تخطيط رسائلك بعناية.

أولا خصص وقتا لتخطيط طريقة تواصلك بدقة و فكر في استخدام أدوات مثل المثلث الخطابي Rhetorical Triangle و سلسلة مونرو للتحفيز Monroe's Motivating Sequence لخلق رسالة موثوقة و ذكية و مقنعة تحدث بها مشاعر و عقول جمهورك .

اجعل وقتا للتدقيق و العثور على الصور و تحقق من توافق مستندات و أدلتك و طريقتك مع طريقة جمهورك ، و إن كنت تريد أن تقدم عرض تقديمى لجمهورك تدرب على ذلك لتتكلم بطلاقة و تكون ملهماً .

الخطأ السابع - إستخدام طريقة مقاس واحد يناسب الجميع

إذا كنت تستخدم طريقة مقاس واحد يناسب الجميع في التواصل فقد تتجاهل شخصيات و إحتياجات و توقعات مختلفة للناس ، و يمكن ان يكون طريقة تواصلك الآن تحتاج إلى مراعاة تلك الإختلافات قدر الإمكان .

إذا كنت تعد عرض تقديمى ، تأكد من إستيعابك أن الناس لديهم أنماط تعليمية مختلفة ، و أنك تلبي إحتياجاتهم و هذا يعني هناك من يفضل القراءة و آخرون يفضلون الفيديوهات و أخرون يفضلون التحليل المنطقى و آخرون المشاعر و أخرون السرعة فى الأداء ، فحاول بلورة و مراعاة كل هذه الإحتياجات فى طريقتك أثناء العرض .

الخطأ الثامن - عدم المرونة عند إجتماع أو إنضمام أشخاص جدد

اليوم أصبح مكان العمل هو منطقة الإندماج فى الأنماط و الأديان و الأعمار و التوجهات الجنسية و القدرات و وجهات النظر ، هذه الإختلافات تخلق خبرات و آراء غنية تعزز حياتنا إلى حد كبير .

يمكنك وضع صورة ذهنية نمطية للزملاء أو العملاء الجدد أو وضع إفتراضات لهم إستناداً إلى بضع المعلومات فقط إذا لم يكن لديك الوقت الكافى للتعرف عليهم بشكل جيد .

الإفتراضات المسبقة تمنع التواصل المفتوح لأنك لا تنظر لخلفية و شخصية و خبرة الفرد نفسه و هذا يمكن أن يعرض علاقتك معهم للخطر ، لذلك قم بتوفير الوقت للإستماع الجيد عند مقابلة شخص جديد و منحهم مساحة للتحدث عن وجهات نظرهم و أستغرق وقتاً كافياً لإستيعاب ذلك .

ثم تعلم كيفية إدارة الإختلافات الثقافية بحيث تأخذ بعين الإعتبار إحتياجات كل شخص و توقعاته ، إذا كنت تتعامل مع أشخاص من خارج البلاد .. إبحث عن فكرة تنمية الذكاء الثقافي لديك بحيث يمكنك التكيف مع سلوك الناس القادمون ثقافات مختلفة .

تلميح :
إذا كنت جديد على العمل أو الإدارة على الصعيد الدولي فإقرأ مقالات الإدارة فى جميع أنحاء العالم في قسم إدارة الفرق للتعرف على العمل في بلدان مختلفة .

الخطأ التاسع - إفتراض أن رسالتك مفهومه

دائما إهتم بالتأكد من فهم الناس لرسالتك فعلى سبيل المثال عندما ترسل رسالة بريد إلكتروني يمكنك تشجيع الأشخاص المرسل لهم الرسالة على الرد بأسئلة أو الإفادة إذا لم يفهموا جزء من رسالتك أو إذا قدمت عرض تقديمي يمكنك توفير الوقت المناسب لمناقشة الأشخاص فى نقاطك الرئيسية أو ترك الوقت لطرح الأسئلة في النهاية .

تلميح :
للتأكد من أنك قد فهمت بشكل صحيح إستخدم الأسئلة المفتوحة التي تبدأ بكيف أو لماذا أو ماذا هذه تشجع التفكير و سوف تساعد أعضاء جمهورك لشرح ما شخصيا قد اتخذت من الاتصال الخاصة بك .

الخطأ العاشر - إنتهاك خصوصية الآخرين عن غير قصد

هل سبق لك إعادة توجيه رسالة إلكترونية سرية إلى الشخص الخطأ أو إرسال مرفق غير صحيح ؟
هذه الأنواع من الأخطاء يمكن أن تسبب مشاكل تجارية خطيرة و تنتهك خصوصية الناس و تؤدي إلى الإحراج و الإرتباك .

تجنب هذه المشاكل بكتابة الرسائل السرية قبل تحديد المستلم ثم تحقق من عنوان البريد الإلكتروني الخاص به ، و إذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يملأ تلقائياً عناوين البريد الإلكتروني يمكنك إيقاف هذه الميزة بحيث يجب عليك أن تختار بوعي المستلم الصحيح .

من المفيد أيضاً صياغة الرسائل الإلكترونية في مستند معالجة للنصوص أو بريد إلكتروني فارغ ثم لصق النص في رسالة جديدة و بهذه الطريقة لن تتضمن أية معلومات سرية من الرسائل السابقة عن طريق الخطأ .

و إذا كنت ترسل مرفق تأكد من أنه لن يحدث تغييرات على هذا المرفق عندما يقوم المتلقى بتحميله على جهاز الكمبيوتر الخاص به و تأكد من أنك ترسل الإصدار الصحيح كى يعمل مباشرة .

النقاط الرئيسية

- الجميع تقع فى أخطاء عملية التواصل من وقت لآخر ، يمكنك أن تحمي سمعتك في حالة تجنب الأخطاء الأكثر شيوعاً و خاصة التى تضعك فى حرج أو تنتهك خصوصية الأشخاص عن طريق الخطأ عند إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني لعدم التأكد منها .

- مفتاح التواصل الجيد هو التفكير في إحتياجات جمهورك ، قم بإعداد رسائل البريد الإلكتروني الموثقة بعناية و إعطى نفسك الوقت للتحقق منها .

- قبل كل شيء تذكر أن الإتصال هو عملية في إتجاهين كن مستعد للأسئلة و إستمع إلى ما يقوله جمهورك .

- مع مرور الوقت ستجد أن التواصل الجيد يمكن أن يعزز علاقات عملك لحد كبير و يحقق لك الرضا الوظيفي .


هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .
Adbox