تقنية Allen لمعالجة المدخلات - ضمان سير العمل بفاعلية و كفاءة

بيزنس بالمصرى هتقولك انهاردة ازاى تضمن سير العمل بفعالية

لدينا يومياً كمية هائلة من المعلومات الواردة فممكن تتلقى عشرات الرسائل الإلكترونية و المكالمات الهاتفية و رسائل البريد الصوتي و طلبات الإجتماعات و الفواتير و المستندات الأخرى بالإضافة للعمل المطلوب القيام به لتحقيق أهدافك .

فما هى الطريقة التى ستمكنك من إدارة كل هذه المعلومات الواردة إليك بشكل فعال ؟

تقنية Allen لمعالجة المدخلات هى الحس السليم اللى هيساعدك على إدارة المعلومات الواردة إليك ، و في المقالة دى هنشوف طريقة Allen و نستكشف ازاى ممكن نستخدمها لإدارة المعلومات .

ملحوظة :
تقنية Allen لمعالجة المدخلات هتحتاج لخطوات لإدارة سير العمل لكن من فضلك قم بإعادة النظر في العملية و تحقق من إستخدمها حسب وقتك بأكثر الطرق فعالية .


حول الأداة

David Allen خبير في الإنتاجية قام بتطوير تقنية معالجة المدخلات و نشرها في كتابه الرائع Getting Things Done عام 2003 ، الشكل 1 هيساعدك فى إدارة مدخلاتك عشان تحقق ما يجب القيام به .


من كتاب Getting Things Done لـ David Allen سنة 2003
الإدخال هو شيء يحتاج لإتخاذ إجراء بشأنه و يعرف Allen الإدخال بأنه أي شيء لا ينتمى لعالمك النفسي أو الجسدي سمحت به أينما كنت و لكنك لا زلت لم تحدد النتيجة المرجوة منه و خطوة العمل التالية .

يمكن أن تكون هذه المدخلات أي شيء من أفكار لمشروع جديد أو رسائل البريد الإلكتروني أو المستندات اللى إستملتها أو الفاتورة اللى تريد دفعها .

الفائدة الرئيسية من الأداة هى أنها بتساعدك لإتخاذ إجراءات سريعة فى جميع المدخلات التى تأتيك و ده معناه أنكها بتحسن من تركيزك على أهدافك بدلاً من القلق نسيانك لمهامك .

الشكل 2 - ثلاث خطوات رئيسية فى تقنية Allen لمعالجة المدخلات


تطبيق الأداة

ممكن تفتكر أنها تقنية معقدة لكنها سهلة الإستخدام .

الخطوة الأولى - الجمع

نفترض أن المعلومات تأتى لك يومياً في أشكال مختلفة مثل البريد الإلكتروني و الرسائل و النصوص و البريد الصوتي و الورقيات و الأفكار ....إلخ .

عملية الجمع هى تجميع جميع أنواع المعلومات اللى بتفكر فيها لتتخذ القرار فيها و كيف و مكان تخزين هذه المعلومات عشان تبدأ تشتغل عليها ، و مفتاح جمع المعلومات دى هو المكان المناسب لتخزينها و يسمى Allen الأماكن بـ buckets مثل صندوق الوارد فى البريد الإلكتروني و درج الوارد في مكتبك و قائمة المهام و المفكرة اللي بتكتب فيها أفكارك و ملاحظات الإجتماعات و البريد الصوتي .

لو لم يكن عندك buckets لكل نوع من المعلومات ، من فضلك نظم مساحة عملك و ضع الـ buckets في الأماكن المناسبة سواء فى المنزل أو في العمل .

أفكارك نوع من المدخلات الغير ملموس فممكن أن تضيع بسهولة ، أكتبها و خزنها حافظة مناسبة و فى المكان المناسب و ممكن تستخدم تطبيق Evernote لتخزين أفكارك أو إرسالها بالبريد الإلكتروني ثم قم بفرز و تنظيم هذه الأفكار في الخطوات القادمة .

يجب أن يكون لديك أقل ما يمكن من الـ buckets فمثلاً فى البريد الإلكتروني ينبغى تقسيم المجلدات لأقل عدد ممكن و يجب معرفة بـكيفية إدارة البريد الإلكتروني بشكل فعال ، فتحقق من بريدك الإلكتروني في الأوقات المناسبة لك خلال النهار و تعامل بسرعة مع الرسائل التي لن تستغرق وقت طويل فى تنظيمها أو الرد عليها .

أنت مش محتاج فى المرحلة دى أنك تتخذ اى إجراء لأى شيء غير عاجل وده محتاج قدر من الإنضباط الذاتي عشان تقدر تسيطر على الشعور ده ، المهم أنك تتمسك بنظام لنفسك بعد جمع هذه المدخلات .

الخطوة الثانية - المعالجة

بمجرد تجميع المواد الواردة إليك هتحتاج بعد كده لمعالجتها و دى الجزء الرئيسي من الشكل 1 ، فبدلاً تأجيل معالجة مدخلاتك لأقرب وقت ، قم بجدولتها فى ميعاد لإنجازها بالطريقة التي ترغب بها فى وقت معين من اليوم أو فى فترات الراحة في جدولك .

مقال هل هذه مهمة الصباح ؟ هيعلمك طرق جدولة الأنشطة في الوقت المناسب لك من يومك لكن الطريقة دى أحياناً تكون غير مناسب عشان كده إستخدم أفضل طريقة تناسبك و إسمح للناس معرفة كيف يتحدثون معك فى الطلبات العاجلة .

عشان تعالج مدخلاتك حدد كل بند و حدد اللى أنت محتاجه عشان تبدأ بالعمل فى هذا البند و للبدء يجب أولاً تحديد مدى قابلية البند للتنفيذ من عدمه ، فالعناصر غير القابلة للتنفيذ هي مدخلات لا تحتاج للعمل معها فإما أن تكون فى المكان المناسب أو حذفها للإحتفاظ بها  و العناصر القابلة للتنفيذ هي المدخلات اللى هتحتاج لإجراءات منك أو من شخص آخر فقد تكون هناك بعض رسائل البريد الإلكتروني تسألك عن إمكانية حضور إجتماع أو أفكار لمشاريع .

إن كنت عايز تتخذ إجراءات تجاه المهام السريعة و التى تحتاج لوقت أقل من دقيقتين فمن المنطقي القيام بها على الفور بدلاً من تأجيلها مثل رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج لرد فورى بسيط أو المهام الروتينية اللى ممكن تفويضها للآخرين .

أجل البنود القابلة للتنفيذ اللى هتستغرق منك أكثر من دقيقتين ، فممكن تعمل جدولة للمهام فى تاريخ معين بإستخدام برامج التقويم فقد تحتاج لإكمال بعض البنود قبل الموعد النهائي للتسليم أو التعامل مع الآخرين في وقت محدد من يوم معين .

أعطى البنود الصعبة القابلة للتنفيذ وقت مناسب و ممكن تستخدم برامج العمل أو برامج الإجراءات أو تأليف لائحة أو تحديد الأولويات و تفويض المشاريع و المهام إلى أشخاص آخرين حسب الضرورة .

ملحوظة :
مقالات فن التعبئة و إدارة الملفات الإلكترونية إستراتيجيات رائعة لإدارة الملفات كفاءة و فعالية هتساعدك كتير فى الإستخدام الأمثل و أدارة ملفاتك .

الخطوة الثالثة - المراجعة

الخطوتان الأولى والثانية هم الجزء الأكبر من تقنية Allen لمعالجة المدخلات لكن من المهم مراجعة المدخلات اللى جمعتها و معالجتها عشان كده من فضلك تنقل بين قوائم مهامك و التقويم كل أسبوع لتذكر نفسك و قم بتحديث هذه القوائم و مراجعة الإلتزامات القادمة.

المراجعة الأسبوعية دى مفيدة جداً لأهدافك القصيرة و الطويلة الأجل و مشاريعك لأنك تضع الإجراءات اللى بتمكنك تحقيق الأهداف  دى فى التقويمات لتستمر فى إحراز تقدم مع المهام و المسؤوليات الأخرى المطلوبة منك و ده مهم جداً عشان أهدافك تنفذ و ده المفهوم الأساسي عن التخطيط للعمل !

ملحوظة :
إستخدم تقنيات تحديد الأهداف مثل الإعداد للأهداف المؤجلة لتحويل الأهداف الكبيرة لخطوات يمكنك إنجازها بشكل يومى أو أسبوعى .

النقاط الرئيسية

* قام David Allen الخبير الشهير في الإنتاجية بتطوير تقنية معالجة المدخلات و نشرها في كتابه إنجاز الأمور أو Getting Things Done فى عام 2003  و هى أداة بتساعدك على تنظيم المواد الواردة إليك لتفعلها بشكل صحيح .

* ثلاث خطوات رئيسية في إستخدام تقنية Allen لمعالجة المدخلات و هى ( الجمع - المعالجة - المراجعة ) .

* الخطوة الثانية هي الجزء الأهم لأنها فيها إتخاذ الإجراءات أو تأجيل و هى مرحلة مهمة لأنها بتضمن لك معالجة جميع المعلومات الواردة لك بشكل فعال .

هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .
ads
شارك المقال

المدرب المصرى وليد المعداوى

متخصص فى علم تشكيل العادات و الإدارة يعمل كرائد أعمال فى مجال التعليم و له العديد من المؤلفات ، رسالته سعادة البشرية و تحقيق الوفرة