تحديثات

الثلاثاء، 22 أغسطس 2017

الأخطاء العشرة فى إدارة الوقت



الأخطاء العشرة فى إدارة الوقت
الأخطاء العشرة فى إدارة الوقت
تعالى نعرف ازاى نتجنب الوقوع فى هذه الأخطاء المتكررة مع بيزنس بالمصرى

هل تدير وقتك بفاعلية ؟
لو كنت زى ناس كتير ممكن إجابتك على السؤال ده تكون غير إيجابية أو تفضل عدم الإجابة على هذا السؤال ، ممكن تكون بتعانى من الضغوط المستمرة و بتضطر قضاء المزيد من الوقت فى العمل للوفاء بالميعاد النهائى ، أكيد الطريقة دى بتسبب لك الإجهاد و الإحباط الدائم .

كير منا عارف أنه المفروض ندير وقتنا بفعالية لكن صعب نحدد أخطائنا اللى بنقع فيها و اللى بتأثر على وقتنا و  إنتاجيتنا ، معرفة طرق التحسين إدارة لوقتنا بشكل جيد له مردود رائع علينا فى تحسين إنتاجيتنا في العمل و فى حياتنا و فى خفض مستويات التوتر اللى بنشعر بها و توفير الوقت لأشياء أكثر أهمية و الشعور بفارق حقيقى ، بإختصار هتبقى أكثر سعادة !

المقالة فيها عشرة من أشهر أخطاء إدارة الوقت و هنحدد فيها إستراتيجيات و نصائح ممكن تعتمد عليها عشان تتغلب علي الأخطاء دى 

الخطأ الأول - التخلى عن قائمة مهامك


- هل نسيت فعل شىء هام فى العمل أو الذهاب لشراء شىء مهم ؟ 

- إن كان النسيان متكرر من هذا النوع من المواقف ربما لا تستخدم قائمة مهام لك لتحافظ على فعل أهم الأشياء أو لا تستخدمها بشكل فعال !

- إستخدام قوائم المهام تكمن قوتها في تحديد قائمة بأولويات المهام و ناس كتير بتستخدم رموز مثل A-D أو أرقام من 1-5 لتعبر بها عن مدى أهمية عناصر القائمة عن بعضها فتعطى الأهم حرف A أو الرقم 5 لتعبر بها عن أنه من الأولويات الأولى لإنجاز هذه المهمة أولاً إلى العناصر الأقل أهمية .

- إذا كان عندك شىء هام جداً على أولويات قائمتك مع عدم وجود أسباب واضحة للبدء به أولاً ، ممكن يؤدى عدم وضوح أو ذكر الأسباب للمماطلة و التسويف ، مثل كتابة - الميزانية المقترحة (5) ، هنا ممكن تأجل البدء أو تنسى خطوات رئيسية فى التنفيذ فمن فضلك تأكد من الخطوات المحددة القابلة للتنفيذ و أنك لم تنسى شىء .

- ممكن تستخدم برامج العمل لإدارة عملك لما يكون عندك عدة أشياء هامة جداً يجب متابعتها أو عملها فى وقت واحد ( برامج العمل هي قوائم المهام فى بيئة العمل ) .

الخطأ الثانى - عدم تحديد الأهداف الشخصية

- هل تعرف أين يجب أن تكون أو تحقق في الستة أشهر القادمة ؟ 
أين ستكون فى هذا الوقت العام المقبل أو الـ 10 سنوات القادمة ؟ 
إن لم يكن هذا واضحاً فقد حان الوقت لوضع بعض الأهداف الشخصية !

- وضع الأهداف الشخصية أمر ضروري لإدارة وقتك بشكل جيد لأن الأهداف تعطيك وجهة و رؤية للعمل ، لما تعرف أنت عايز إيه ساعتها هتعرف تدير أولوياتك و وقتك و مواردك لتصل إلى هناك ، الأهداف هتساعدك على تحديد ما يستحق قضاء وقتك فيه و ما لا يستحق .

- لمعرفة طرق تحديد الاهداف الذكية و الأهداف الفعالة ممكن تقرأ نظرية Locke لتحديد الهدف هتتعلم منها طريقة وضع أهداف لك محددة بوضوح و اللى أكيد هتحافظ على دافعيتك للعمل .

- كتاب Long Fuse, Big Bang تأليف Eric Haseltine هيعلمك طريقة التركيز على أهدافك على المدى الطويل دون إغفال أولوياتك على المدى القصير .

الخطأ الثالث - عدم تحديد أولوياتك

- نفرض أن شريكك أو موظف أو أحد أصدقائك يحتاج لمساعدة سريعة و هو الآن فى أزمة لكنك كنت في جلسة عصف ذهني مع عميل جديد و كنت على وشك الحصول على فكرة رائعة لحملته التسويقية و تخشى فقدان تركيزك بسبب هذه الطوارئ .

- أحياناً يصعب أن تعرف كيف تحديد أولوياتك و خصوصاً لو عندك مهام كتير عاجلة عشان كده يستحن تعلم طريق تحديد أولويات المهام بفعالية إن كنت فعلاً تريد إدارة وقتك بشكل أفضل .

- أداة واحدة ممكن تساعدك على إدارة الأولوية بشكل فعال و هى مصفوفة الأولويات اللى هتساعدك على التركيز على المهمة ذات العائد المرتفع و التفريق بينها و بين الأولوية العالية أو المنخفضة القيمة فعليك إدارة وقتك بشكل أفضل بكثير خلال النهار .

- ممكن تحضر دورة تدريبية صغيرة و سريعة عن إعطاء الأولوية لتعزيز مهاراتك .

الخطأ الرابع - الفشل في إدارة الإنحرافات

- نحن نفقد أكثر من نصف وقتنا فى الإنحرافات عن أهدافنا !

- الإنحرافات يعنى رسائل البريد الإلكتروني و الدردشة مع الزملاء و الوقوف مع الزملاء فى الأزمات أو المكالمات الهاتفية من العملاء ، الإنحرافات ده بتمنعنا من التحقيق و الإنجاز ، ممكن تكون راضى عن نفسك وقت هذه الإنحرافات خصوصاً لو كان الوقوف مع زميل لأنه واجب لكن فى النهاية أنت إنحرفت عن مسارك و قضيت الوقت فى عمل آخر سبب لك التأخر بعض الشىء عن هدفك .

- لو عايز تسيطر على يومك ، ضروري تعرف عن طرق تقليل الإنحرافات و إدارة الإنقطاع بشكل فعال ، مثل وقف الدردشة الفورية فى مواقع التواصل الإجتماعى لو محتاج تركيز و قل للأشخاص أنك تحتاج أنك تخلو بنفسك بعض الوقت و أبلغهم أنهم يشغولك عن عملك إذا تطلب الأمر و تعلم طرق تحسين تركيزك لما تواجه الإنحرافات .

- مقالى عن إدارة البريد الإلكتروني بفاعلية هيعلمك طرق السيطرة على بريدك الإلكتروني كى لا يأكل يومك بأكمله .

الخطأ الخامس - المماطلة

- التسويف أو المماطلة هما تأجيل المهام اللى المفروض تعملها حالياً ، بالتأكيد تشعر بالذنب عندما تؤجل البدء بإستمرار ثم فى النهاية تفزع لإقتراب الوقت أو نفاذة لأداء المهمة كما أنه بياخد من حيز كبير من تفكيرك و فى الآخر تفشل في إكمال أو تسليم العمل في الوقت المحدد .

- إختبار هل أنت مسوف ؟ هيساعدك لمعرفة ما إذا كان التسويف هو مشكلة في حياتك أم لا و إن كان هو مشكلة حياتك هيعلمك إستراتيجيات التغلب على التسويف .

- على سبيل المثال ، إحدى الاستراتيجيات المفيدة هي أن تخبر نفسك أنك ستبدأ في المشروع لمدة عشر دقائق فقط. في كثير من الأحيان، يشعر المماطلون بأن عليهم إكمال المهمة من البداية إلى النهاية، وهذا التوقع المرتفع يجعلهم يشعرون بالراحة والقلق. بدلا من ذلك، التركيز على تكريس كمية صغيرة من الوقت للبدء. هذا كل شئ!

- قد تجد أيضا أنه من المفيد استخدام خطط العمل إضافة إلى خطة التعلم الشخصية. هذه تساعدك على كسر المشاريع الكبيرة وصولا الى خطوات يمكن التحكم فيها، بحيث أنه من السهل أن نرى كل ما تحتاجه للحصول على القيام به، وحتى تتمكن من إكمال قطع صغيرة في وقت واحد. القيام بذلك يمكن أن يمنعك من الشعور بالإرهاق في بداية مشروع جديد.

ملحوظة :
ممكن تحضر دورة طرق التغلب على التسويف ، هتعلمك إستراتيجيات عميقة و نصائح للتعامل مع التسويف .

الخطأ السادس - تحمل الكثير

- هل تجد صعوبة في الرفض أو قول لا للناس ؟ 
لو أنت كده ، ممكن تكون عندك إلتزامات كتير و عدم معرفتك بـالحزم هيضعف أدائك و هيجهدك و حتماً هيخفض من روحك المعنوية .

- الإدارة الصغرى هى شخص يصر على السيطرة أو القيام بكل الاعمال بنفسه لأنه لا يثق بأي شخص آخر للقيام بالمهام بشكل صحيح و دى بتبقى مشكلة للجميع و ليس للمديرين فقط !

- عشان توقف هذا تعلم فن القبول و الرفض و متى و كيف تقول نعم لشخص أو لا لهذه المهمة من خلال الحزم ، المهارة دى هتساعدك على الثقة بنفسك و فى نفس الوقت الحفاظ على مشاعر جيدة داخل المجموعة و على مشاعر الآخرين ، و إذا كان الشخص الآخر يريد أن تقول نعم لطلبه تعلم طريقة التفكير لنفسك و الحفاظ على هدوئك تحت الضغوط .

الخطأ السابع - الإنشغال التام

- الانشغال بالمواعيد النهائية و رسائل البريد الإلكتروني و أكوام الملفات و الإجتماعات و اللقاء مع العملاء و حل المشكلات والمكالمات ، هذا هو طنين الأدرينالين :)

- المشكلة هى أن الإنشغال التام نادراً ما يكون فعال و يؤدي للإجهاد و بدلا من ذلك حاول إبطاء و تعلم كيفية إدارة وقتك بشكل أفضل .

ملحوظة :
كتاب Do More Great Work لـ Michael Bungay Stanier مليء بالأفكار و النصائح للحد من الإنشغال الزائد فى عملك لتكون أكثر حماس و مشاركة و ممكن تسمع ملخص الكتاب من هنا و اسمه بالعربى المزيد من العمل العظيم .

الخطأ الثامن - تعدد المهام

فى واحدة اسمها سارة أحمد كانت بيكتب رسائل بريد إلكتروني و في نفس الوقت بتكلم العملاء على الهاتف ، سارة فاكرة أنها بتستخدم وقتها بشكل جيد و الحقيقة أنها بتستغرق من 20 - 40 % زيادة من وقتها لإنهاء هذه المهام بهذا الشكل ، والنتيجة سيئة فى كل المهام ، رسائل البريد الإلكتروني مليئة بالأخطاء و عملاء يشعرون بالإحباط و عدم الإهتمام بسبب نقص تركيزها .

- عشان كده أفضل شىء إنك تنسى تعدد المهام و تركز على مهمة واحدة في وقت واحد ، بالطريقة دى هتنتج أعلى جودة فى العمل .

- فى ترجمة لمقابلة مع Dave Crenshaw فى قسم إسئل خبير إسمها أسطورة تعدد المهام هتعطيك نظرة مستنيرة على تعدد المهام و هتساعدك على إستكشاف طرق إدارة المشاريع في وقت واحد بفعالية .

الخطأ التاسع - عدم الراحة

- من الجميل أنك تفكر أنك ممكن تشتغل 8 أو 10 ساعات متتالية خصوصاً لما يكون مطلوب منك تسليم مشروع ، لكن مستحيل لأي شخص التركيز و الإنتاج بجودة علية دون راحة أو إعادة شحن ، عشان كده فكرة الفواصل أو الراحة مش مضيعة للوقت لأنها هتمكنك من التفكير بشكل خلاق و العمل بفعالية .

- إذا كان من الصعب التوقف المؤقت عن العمل ، ممكن تعمل جدولة فواصل لنفسك أو تعمل جرس على الموبايل كتذكير لك أو تخرج لممارسة المشي السريع فى طرقات المؤسسة و تناول فنجان قهوة أو ممكن تجلس للتأمل في مكتبك و حاول تأخذ إستراحة لمدة خمس دقائق كل ساعة أو ساعتين و إعطي لنفسك وقت كافي لوجبة الغداء لأنك لن تنتج فى تحقيق أعلى جودة و أنت جائع !

الخطأ العاشر - مهام جدولة غير فعالة

هل تستيقظ مبكراً ؟ 
هل بمجرد شروق الشمس تجد نفسك لديك الإستعداد لبدء اليوم ؟ 
كل واحد منا عنده وقت من اليوم بيشعر فيه أنه أكثر إنتاجية و حيوية .

- ممكن تستفيد بشكل أفضل من وقتك عن طريق جدولة عمل له قيمة عالية فى وقت الذروة مثل مراجعة المكالمات الهاتفية أو مراجعة البريد الإلكتروني ، ممكن تقرأ مقال مهمة الصباح هيعلمك إزاى تعمل كده .

النقاط الرئيسية

* واحدة من أكثر الطرق فعالية لتحسين إنتاجيتك هو الإعتراف و تصحيح أخطاء إدارة الوقت .

* لما تقضى وقت مناسب تتغلب فيه على أخطاء إدارة الوقت هيحدث فرق كبير في إنتاجيتك و هيحقق لك السعادة و هيقلل من الإجهاد !

ملحوظة :
لمواصلة تحسين مهاراتك فى إدارة الوقت ممكن يساعدك إختبار إدارة الوقت فى تحديد نقاط القوة و الضعف عندك و ممكن تحضر دورة فى إدارة الوقت بعنوان التدقيق لتعزيز مهاراتك و الإنتقال للمستوى التالي .

هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .
Adbox