تحديثات

الأحد، 27 أغسطس 2017

تعدد المهام



المهام المتعددة - Multitasking
بيزنس بالمصرى هتعرف ازاى توقف التركيز فى الإنغماس فى تعدد المهام لتكون أكثر إنتاجية


تخيل أنك مع المورد على الهاتف و فى نفس الوقت تكتب ملاحظاتك عن المكالمة السابقة و تقرأ رسالة على البريد الإلكترونى من زميل محولة من مديرك للرد عليها فوراً و تدون قائمة مهامك الأسبوعية أثناء المكالمة .

ممكن تقوم بعمل عدة اشياء فى وقت واحد عشان تعزز إنتاجيك خصوصاً إن كنت مشغول جداً و عادة ينظر للناس اللذين يفعلون عدة أشياء فى وقت واحد على أنهم فعالين بالرغم من أن تعدد المهام لا يمكن أن يحقق المزيد من التقدم !

تعدد المهام لا يحقق المزيد كما نعتقد و يكون سبب فى خفض جودة العمل و ممكن يضيع الوقت بدلاً من توفير الوقت ، في المقالة دى هنعرف مع بعض الكثير عن تعدد المهام و لماذا يجب الإبتعاد عن ذلك و في بعض الإقتراحات لمساعدتك فى الخروج من عادة تعدد المهام .

تعدد المهام و أسطورة الإنتاجية

تعدد المهام فى العشر سنوات الناضية كانت محل إهتمام الكثير و معظمهم وصل لنفس النتيجة و هى أن تعدد المهام لا يحقق المزيد من الإنتاجية ، فأظهرت دراسات أن تعدد المهام يؤدى إلى إضاعة من 20-40 % من وقتك ، و السبب بسيط و هو أننا لا نستطيع التركيز فى أكثر من مهمة واحدة في كل المرة الواحدة .

تخيل أنك بتتكلم مع شخص و بتكتب رسالة بريد إلكتروني في نفس الوقت ، المهمتين فيها إتصال مع الآخرين فلا يمكن التحدث لشخص مع كتابة بريد إلكتروني بتركيز في نفس الوقت لأن المهمتين فى نفس الوقت تصيب عقلك بالتشتيت لأن العقل البشرى لا يقدر على التركيز فى عدة مهام فى نفس الوقت و يحاول أن يبدل بينهما .

فالإستماع اشخص ما و كتابة بريد إلكتروني فى نفس الوقت عقلك ينصرف فيها فى مهمة الكتابة فأنت ببساطة لا يمكنك التركيز بشكل كامل على عدة أشياء في آن واحد ، فالمشكلة الأكبر في تعدد المهام هي أنها تقلل من جودة عملنا و النتيجة هي أننا نفعل كل شيء بجودة أقل من التركيز فى شىء واحد .

لما بنغير بين المهام عقولنا بتعمل إعادة توجيه للتعامل مع المعلومات الجديدة ، فإذا عملنا كده بسرعة مثل ما نفعل فى تعدد المهام و فنحن ببساطة لا يمكننا التركيز بشكل كامل و ده سبب ضعف الجودة الناتج عن تعدد المهام ، و كلما زادت تعقيدات المهام اللى بنتنقل بينها كلما كان الإنخفاض في الجودة أكبر فمن المستحيل كتابة رسالة بريد إلكترونى او كتابة تقرير أثناء محادثة مشحونة عاطفياً مع زميل في العمل !

تعدد المهام تصيبنا بالإجهاد و تصيبنا بعدم الرضا مقارنة بالتركيز على مهمة واحدة فى الوقت الواحد ، لكن إن فعلتها بشكل جيد تسمى سريان التدفق و دى مهارة ممكن تطويرها بالممارسة .

إكتشاف تعدد المهام

صعب تحدد أنك إنغمست فى المهام المتعددة ، لكن هذه بعض المؤشرات الرئيسية

- لو فاتح علامات التبويب فى المتصفح على جهاز الكمبيوتر أو فاتج ملفات أو أوراق على مكتبك فأنت فى المهام المتعددة .

- تعدد المهام يظهر لما تعمل فى مشروع أو مهمة غير متحمس لها فعمل تحليل لجداول البيانات مهمة روتينية صعبة عشان كده ممكن تجد نفسك من وقت لآخر تتصفح مواقع التواصل أو بريدك الإلكتروني بشكل متكرر .

- الإنقطاع المتكرر ممكن يسبب لك تعدد المهام فكتابة الميزانية و سؤالك أحد زملاؤك لك فى نفس الوقت قطعاً يقطعك عن المهمة التى تريد إكمالها ثم تحاول التركيز مرة أخرى و ترد على اسئلتهم مرة ثانية ، كل هذه المقاطعات تسبب لك تعدد المهام .

كيف توقف تعدد المهام

إذا أردنا تحسين جودة عملنا و خفض التوتر و نعمل بكفاءة أكثر فنجن  بحاجة للخروج من عادة تعدد المهام و دى إقتراحات هتساعدك فى ترك المهام المتعددة بالتدريج

- خطط يومك و حدد أوقات محددة لإعادة المكالمات و الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني و الأمور الأخرى .

- إدارة المقاطعات و هى عن طريق الإحتفاظ بتسجل المقاطعات التى تقطعك عن عملك فقم بكتابة مقاطعاتك لمدة أسبوع بشكل حازم لزملائك بهدف إدارة الذات و الحد من مقاطعاتهم لك عن مهامك .

- تعلم طرق تحسين تركيزك لتتمكن من التركيز بشكل صحيح على مهمة واحدة في وقت واحد ، و القيام بذلك صعب فى البداية خاصة إذا كنت مصاب بـتعدد المهام .

- في كل مرة تفتح فيها بريدك الإلكتروني و تجد نفسك تريد إجراء مكالمة أو تتلقى مكالمة ، إتخذ نفس عميق و مقاوم هذه الرغبة و ركز إهتمامك على ما يفترض أن تفعله ، و إذا كان هناك استدعاء او تنبيه مسموع أو مرئي ، قم بإيقاف تشغيل بريدك الإلكترونى  ، الطريقة دى هتساعدك كثير فى الحد من الدخول فى تعدد المهام .

- إذا وجدت نفسك منغمس فى تعدد المهام ، توقف و إجلس خمس دقائق بهدوء في مكتبك و إغلق عينيك ، بالطريقة دى ممكن تعيد التركيز لعقلك و تخفض التوتر عندك و تحسن تركيزك و هتعطى عقلك Welcome drink .

- فى الأشياء العاجلة التى لا تستطيع التاجيل ، قف و أكتب الخطوة التى تركت فيها المهمة الحالية و أوجد الحل قبل الرجوع لمباشرة المهمة الأولى ، الطريقة دى هتمكنك من التعامل مع كل من المهام بشكل جيد و هتساعدك فى العودة للمهمة الأصلية بسرعة أكبر .

- إذا وجدت عقلك مشتت بيم المهام ، أعد توجيه أفكارك إلى ما تقومون به عن طريق وضع نفسك في هذه اللحظة فقد تكون جالس في مهم مع الفريق لكن بتفكر فى إجتماع آخر غداً ، فقل لنفسك - أنا في هذا الإجتماع و أحتاج إلى التركيز على ما أتعلمه فالإعتراف باللحظة هيساعدك على الحفاظ على تركيزك .

ملحوظة :
لمعرفة المزيد عن عيوب تعدد المهام و طرق الحصول على أفضل نتيجة في إدارة وقتك ، هتجد فى قسم لقاء مع الخبراء مع ديف كرينشاو مقال بعنوان أسطورة تعدد المهام .

النقاط الرئيسية

* كثير منا يعتقدون أن تعدد المهام هو أفضل وسيلة لتحقيق المزيد من الإنجاز و هو ده الوهم ! لأن تعدد المهام يقلل من جودة عملنا  و يقلل من قدرتنا على التركيز و يضيع من وقتنا .

* من المهم التوقف الفورى عن تعدد المهام بمجرد إدراكك أنك منغمس فيه ، فجدولة يومك تقلل من الإنقطاعات و تساعد على إدارتها و بتحسن تركيزك .

* السيطرة على بريدك الإلكترونى يحد من تعدد المهام و له فوائد مدهشة لأنك لما تجدول طريقة تعاملك مع بريدك الإلكترونى هتحقق المزيد من العمل و هيقلل من شعورك بالإجهاد و هتحتفظ بمزيد من الطاقة في نهاية يومك .

هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .
Adbox