إن إستخدمتها بشكل فعال هتجد نفسك أفضل بكثير فى التنظيم و أكثر موثوقية إجهادك هيقل و لن تنسى شىء و إن أدرت أولوياتك بذكاء يجب تركيز وقتك و طاقتك على الأنشطة ذات القيمة العالية و ده معناه أنك أصبحت أكثر إنتاجية و أكثر قيمة .


قائمة المهام To Do List
قائمة المهام To Do List

مع بيزنس بالمصرى هنعرف ازاى نعمل قائمة المهام لأنها تعتبر مفتاح الكفاءة الأساسى للناجحين

- هل تشعر بالإرهاق من كمية العمل المطلوب منك ؟
- هل تقصر دائماً فى التسليم فى المواعيد النهائية ؟
- هل تنسى أشياء هامة لدرجة أن الناس تطاردك لإتمام العمل ؟

كل دى أعراض عدم إستخدام قائمة المهام لأنها توفر عليك تحديد المهام بالأولوية لإتمامها على أكمل وجه و هى تضم كل ما عليك القيام به و ذلك بترتيبها لتكون الأهم في الجزء العلوي من القائمة و الأقل أهمية في الجزء السفلي .

قوائم المهام To Do List تكون مكتوبة كلها فى مكان واحد حتى لا ننسى الأشياء الهامة و تحدد فيها أولويات مهامك لجذب إنتباهك للمهام الفورية و الأقل أهمية لتكون فى وقت لاحق .

قوائم المهام ضرورية إن كنت تريد التغلب على العمل الزائد work overload و لو ما إستخدمتها بشكل فعال ، دائماً بتحس أنك مشتت و خارج محل ثقة الناس !

إن إستخدمتها بشكل فعال هتجد نفسك أفضل بكثير فى التنظيم و أكثر موثوقية إجهادك هيقل و لن تنسى شىء و إن أدرت أولوياتك بذكاء يجب تركيز وقتك و طاقتك على الأنشطة ذات القيمة العالية و ده معناه أنك أصبحت أكثر إنتاجية و أكثر قيمة .

إستخدام قائمة مهام منظمة بالشكل الصحيح ممكن تقول أنها بسيطة و ممكن تبدو سهلة بالنسبة لك و الأكثر من كده أنك ممكن تقول لنفسك أنك ممكن تستغنى عنها و أنها غير لازمة ، لكن هتستغرب من كم الناس اللى بتفشل في إستخدامها و لا يستخدمونها بشكل فعال .

فى ناس بتستخدمها بشكل فعال و بيحققوا بها نجاحات و إنتاجية عالية جداً و فعلاً ممكن تكون كفيلة بتغيير حياتهم المهنية و الشخصية ، المقال فيه نصائح رائعة فى إستخدام قوائم المهام لتنظيم مهامك و تحديد أولوياتك بشكل فعال .

إعداد قائمة المهام

حمل من هنا نموذج قائمة مهام ممكن تستخدمها بشكل شخصى أو تنصح الآخرين بإستخدامها قائمة المهام To Do List

الخطوة 1:

أكتب جميع المهام التي تحتاج لإكمالها فإذا كانت بها مهام كبيرة ، أكتب خطوات التنفيذ لها للمهمة الأكبر حجماً ، كتابة المهام و خطوات التنفيذ لأكبر مهمة لا تستغرق ساعة أو ساعتين لعلى الأكثر ، من فضلك لا تقول أن ساعة كثير لأن ممكن تكون أجلتها أيام أو شهور أو سنوات و حان وقت التنفيذ الآن !

ملحوظة :
ممكن تجمع قوائم مهامك فى صفحة واحدة مثل قائمة المهام فى الدراسة أو الحياة الشخصية أو فى العمل أو تعمل القوائم دى منفردة ، لا مشكلة إستخدم أفضل طريقة تشعرك بالإرتياح .

الخطوة 2 :

الأولويات الهامة جداً تكتب أمامها A و تتدرج فى الأهمية حتى تصل إلى أقلها أهمية و تأخذ حرف F أى أنها غير عاجلة و غير مهمة و إذا كان هناك عدد كبير جداً من المهام التي لها أولوية عالية ، قم بمراجعة القائمة مرة أخرى و أعد ترتيبها من الأهم على الإطلاق متدرجاً إلى الأقل أهمية فيها .

إستخدم قائمة مهامك

بدء العمل على القائمة هو مفتاح بداية الإنجاز ، تعامل مع المهام ذات الأولوية العليا أولاً فالأقل أهمية حتى آخر مهمة و أعطى المهمة الأولى تركيزك و وقت مناسب و ضع علامة عليها فور إتمامها و هكذا ، فمثلاً إن كنت فى المبيعات ، أحسن طريقة لتحفيز نفسك هى إستخدام قائمة قصيرة نسبياً و يكون هدفك هو إكمالها يومياً .

لكن إذا كنت في دور تنفيذي أو إدارة أو كانت المهام كبيرة أو تعتمد على عدد كبير جداً من الأشخاص الآخرين ، فمن الأفضل التركيز على قائمة طويلة الأجل بمعنى التركيز على الهدف و تحقيق الإنجازات الصغيرة يومياً حتى تحقق هذا الهدف ، ناس كثير يفضلوا 10 دقيقة في نهاية اليوم لكتابة و تنظيم قائمة مهامهم لليوم التالي لعدم إضاعة الوقت و لبرمجة العقل الباطن عليها لتحقيقها على أكمل وجه فى اليوم التالى .

ملحوظة :
عند تحديد أولويات المهام تأكد من التمييز بين الإلحاح و الأهمية و لمزيد من المعلومات راجع مقالى عن قاعدة  العاجل و المهم لأيزنهاور Eisenhower's Urgent/Important Principle .

إستخدم البرامج

فى ناس بتحي تتعامل مع التكنولوجى زى الموبايل و التابلت بالرغم من سهولة البدء بإستخدام نوته ورقية لقوائم مهامهم ، ممكن إستخدام البرامج على الهواتف أو البريد الإلكترونى يذكرك بالأحداث أو المهام القريبة و تكون مشتركة مع أعضاء فريقك لو فى تعاون فى مشروع .

فى برامج لإدارة الوقت بسيطة و سهلة مثل Microsoft Word او Microsoft Excel لإدارة قوائم مهامك ، Microsoft Outlook و Gmail فيهم خدمة قوائم المهام و ممكن تضيف فيهم مهام فى يوم معين و يذكرك بالمهمة دى بإرسال ميل للتذكير بالميعاد من Google Calendar .

فى موقع اسمه Remember The Milk و الأكثر شعبية على الانترنت يمنحك فرصة كتابة مهامك و إدارتها من خلال هاتفك أو من خلال حساب بريد الإلكتروني و فى مواقع تانية بتقدم نفس الخدمة زى Todoist و Toodledo .

أكبر مزايا إستخدام البرامج فى إدارة قوائم مهامك هو إمكانية تحديث هذه القوائم بسهولة و سرعة فبدلاً من شطب المهام و إعادة كتابة القائمة كل يوم تسمح البرامج فى نقل و تحديد أولويات المهام بسرعة .

ملحوظة :
كلنا بنفكر و نخطط و نعمل بشكل مختلف ، ممكن البرنامج تكون مناسبة لزميل و ممكن تكون غير مناسبة لك أو العكس فمن المفيد ذكر كل طرق قوائم المهام لتقوم بتجربتها قبل إتخاذ قرارك بإستخدام و الثبات على واحدة منها .

أمثلة

- قوائم المهام ممكن تساعدك فى الحفاظ على إحراز تقدم فى المشاريع الهامة و المهام الكثيرة فتخيل أنك مدير لفريق يعمل على مشروع ما و فى مهام كثيرة يجب القيام بها و ناس كتير تريد منك تقديم الخدمة ففي الحالة دى عضو من أعضاء الفريق يكتب قائمة  المهام و المواعيد النهائية لكل شخص فى المشروع ، فممكن النظر فى قائمة مهام فريقك فى العمل لمعرفة المهام الذي يعملون عليها و ما هى علاقتها بالمهام التى كتبتها لكل عضو لإنجاز المشروع فى الوقت المحدد و ممكن تكتب المهام الأخرى لفريقك كجزء من عملك .

- تخيل أنك في المبيعات و عندك قائمة طويلة من الناس يجب التحدث معهم ، ممكن تكتب قائمة مقسمة إلى ما يجب الإتصال به فقط و ما يجب رؤيته و البدء في تحديد الأولويات فإن كنت تعرف أن هناك عميل مهتم بمنتجك و على إستعداد لشراؤه ، يجب أن تعطى له الأولوية A و ده اللى يجب التركيز عليه  ، و على العكس إن كان عميل متردد أو دافع الشراء لديه ليس بالقوة الكافية ، أكتب بجواره B أو C حسب رؤيتك لأنه سيؤثر على أرباحك و وقتك و طاقتك و قد لا يشترى فى النهاية ، فمن فضلك ركز على الأفضل دائماً بالنسبة لك و الذى يحقق لك أكبر إنتاجية .

ملحوظة :
قوائم المهام مفيدة جداً فى حالة العدد القليل من المهام المطلوب إنجازها و ممكن تكون مرهقة لك فى حالة كثرة البنود فيها أو فى حالة رغبتك فى إحراز تقدم فى مشاريع متعددة ، و فى حالة المشاريع المتعددة ممكن تستخدم برامج العمل المصممة لإدارة المهام الأكثر تعقيد .

النقاط الرئيسية

* لكي تكون منظم في مكان العمل هتحتاج لإستخدام قوائم المهام لـ

- تتذكر تنفيذ جميع المهام .
- تتعامل مع الأهم أولا و عدم إضاعة الوقت على المهام التافهة .
- تتأكد من الغير مهم و المهم بالنسبة لك لتحقيق أعلى إنتاجية .

* ابدأ بإدراج جميع المهام التي يجب عليك القيام بها  ثم ضع علامة أمام المهمة تدل على أهميتها ، A هى المهمة جدً إلى D و هى  الغير مهمة و إعد كتابة القائمة حسب الأهمية لتكن A فوق و D تحت ثم إبدأ بتنفيذ المهام في الجزء العلوي من القائمة أولاً فهي الأهم .

* ممكن تستخدم البرامج لإدارة قائمة مهامك و ممكن توصل لها عن طريق المواقع المذكورة أعلاه أو من خلال Google Play و تكتب فى الـ Search كلمة to do list هتظهر لك برامج كثير إختر منها اللى عليه نجوم كتير و شوف التعليقات اللى تحتها و ساعتها ممكن تقيم البرنامج قبل ما تنزله و تستخدمه .


هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .
ads
شارك المقال

المدرب المصرى وليد المعداوى

متخصص فى علم تشكيل العادات و الإدارة يعمل كرائد أعمال فى مجال التعليم و له العديد من المؤلفات ، رسالته سعادة البشرية و تحقيق الوفرة