تحديثات

الأربعاء، 23 أغسطس 2017

قائمة المهام To Do List



قائمة المهام To Do List
قائمة المهام To Do List

مع بيزنس بالمصرى هنعرف ازاى نعمل قائمة المهام لأنها تعتبر مفتاح الكفاءة الأساسى للناجحين

- هل تشعر بالإرهاق من كمية العمل المطلوب منك ؟
- هل تقصر دائماً فى التسليم فى المواعيد النهائية ؟
- هل تنسى أشياء هامة لدرجة أن الناس تطاردك لإتمام العمل ؟

كل دى أعراض عدم إستخدام قائمة المهام لأنها توفر عليك تحديد المهام بالأولوية لإتمامها على أكمل وجه و هى تضم كل ما عليك القيام به و ذلك بترتيبها لتكون الأهم في الجزء العلوي من القائمة و الأقل أهمية في الجزء السفلي .

قوائم المهام To Do List تكون مكتوبة كلها فى مكان واحد حتى لا ننسى الأشياء الهامة و تحدد فيها أولويات مهامك لجذب إنتباهك للمهام الفورية و الأقل أهمية لتكون فى وقت لاحق .

قوائم المهام ضرورية إن كنت تريد التغلب على العمل الزائد work overload و لو ما إستخدمتها بشكل فعال ، دائماً بتحس أنك مشتت و خارج محل ثقة الناس !

إن إستخدمتها بشكل فعال هتجد نفسك أفضل بكثير فى التنظيم و أكثر موثوقية إجهادك هيقل و لن تنسى شىء و إن أدرت أولوياتك بذكاء يجب تركيز وقتك و طاقتك على الأنشطة ذات القيمة العالية و ده معناه أنك أصبحت أكثر إنتاجية و أكثر قيمة .

إستخدام قائمة مهام منظمة بالشكل الصحيح ممكن تقول أنها بسيطة و ممكن تبدو سهلة بالنسبة لك و الأكثر من كده أنك ممكن تقول لنفسك أنك ممكن تستغنى عنها و أنها غير لازمة ، لكن هتستغرب من كم الناس اللى بتفشل في إستخدامها و لا يستخدمونها بشكل فعال .

فى ناس بتستخدمها بشكل فعال و بيحققوا بها نجاحات و إنتاجية عالية جداً و فعلاً ممكن تكون كفيلة بتغيير حياتهم المهنية و الشخصية ، المقال فيه نصائح رائعة فى إستخدام قوائم المهام لتنظيم مهامك و تحديد أولوياتك بشكل فعال .

إعداد قائمة المهام

حمل من هنا نموذج قائمة مهام ممكن تستخدمها بشكل شخصى أو تنصح الآخرين بإستخدامها قائمة المهام To Do List

الخطوة 1:

أكتب جميع المهام التي تحتاج لإكمالها فإذا كانت بها مهام كبيرة ، أكتب خطوات التنفيذ لها للمهمة الأكبر حجماً ، كتابة المهام و خطوات التنفيذ لأكبر مهمة لا تستغرق ساعة أو ساعتين لعلى الأكثر ، من فضلك لا تقول أن ساعة كثير لأن ممكن تكون أجلتها أيام أو شهور أو سنوات و حان وقت التنفيذ الآن !

ملحوظة :
ممكن تجمع قوائم مهامك فى صفحة واحدة مثل قائمة المهام فى الدراسة أو الحياة الشخصية أو فى العمل أو تعمل القوائم دى منفردة ، لا مشكلة إستخدم أفضل طريقة تشعرك بالإرتياح .

الخطوة 2 :

الأولويات الهامة جداً تكتب أمامها A و تتدرج فى الأهمية حتى تصل إلى أقلها أهمية و تأخذ حرف F أى أنها غير عاجلة و غير مهمة و إذا كان هناك عدد كبير جداً من المهام التي لها أولوية عالية ، قم بمراجعة القائمة مرة أخرى و أعد ترتيبها من الأهم على الإطلاق متدرجاً إلى الأقل أهمية فيها .

إستخدم قائمة مهامك

بدء العمل على القائمة هو مفتاح بداية الإنجاز ، تعامل مع المهام ذات الأولوية العليا أولاً فالأقل أهمية حتى آخر مهمة و أعطى المهمة الأولى تركيزك و وقت مناسب و ضع علامة عليها فور إتمامها و هكذا ، فمثلاً إن كنت فى المبيعات ، أحسن طريقة لتحفيز نفسك هى إستخدام قائمة قصيرة نسبياً و يكون هدفك هو إكمالها يومياً .

لكن إذا كنت في دور تنفيذي أو إدارة أو كانت المهام كبيرة أو تعتمد على عدد كبير جداً من الأشخاص الآخرين ، فمن الأفضل التركيز على قائمة طويلة الأجل بمعنى التركيز على الهدف و تحقيق الإنجازات الصغيرة يومياً حتى تحقق هذا الهدف ، ناس كثير يفضلوا 10 دقيقة في نهاية اليوم لكتابة و تنظيم قائمة مهامهم لليوم التالي لعدم إضاعة الوقت و لبرمجة العقل الباطن عليها لتحقيقها على أكمل وجه فى اليوم التالى .

ملحوظة :
عند تحديد أولويات المهام تأكد من التمييز بين الإلحاح و الأهمية و لمزيد من المعلومات راجع مقالى عن قاعدة  العاجل و المهم لأيزنهاور Eisenhower's Urgent/Important Principle .

إستخدم البرامج

فى ناس بتحي تتعامل مع التكنولوجى زى الموبايل و التابلت بالرغم من سهولة البدء بإستخدام نوته ورقية لقوائم مهامهم ، ممكن إستخدام البرامج على الهواتف أو البريد الإلكترونى يذكرك بالأحداث أو المهام القريبة و تكون مشتركة مع أعضاء فريقك لو فى تعاون فى مشروع .

فى برامج لإدارة الوقت بسيطة و سهلة مثل Microsoft Word او Microsoft Excel لإدارة قوائم مهامك ، Microsoft Outlook و Gmail فيهم خدمة قوائم المهام و ممكن تضيف فيهم مهام فى يوم معين و يذكرك بالمهمة دى بإرسال ميل للتذكير بالميعاد من Google Calendar .

فى موقع اسمه Remember The Milk و الأكثر شعبية على الانترنت يمنحك فرصة كتابة مهامك و إدارتها من خلال هاتفك أو من خلال حساب بريد الإلكتروني و فى مواقع تانية بتقدم نفس الخدمة زى Todoist و Toodledo .

أكبر مزايا إستخدام البرامج فى إدارة قوائم مهامك هو إمكانية تحديث هذه القوائم بسهولة و سرعة فبدلاً من شطب المهام و إعادة كتابة القائمة كل يوم تسمح البرامج فى نقل و تحديد أولويات المهام بسرعة .

ملحوظة :
كلنا بنفكر و نخطط و نعمل بشكل مختلف ، ممكن البرنامج تكون مناسبة لزميل و ممكن تكون غير مناسبة لك أو العكس فمن المفيد ذكر كل طرق قوائم المهام لتقوم بتجربتها قبل إتخاذ قرارك بإستخدام و الثبات على واحدة منها .

أمثلة

- قوائم المهام ممكن تساعدك فى الحفاظ على إحراز تقدم فى المشاريع الهامة و المهام الكثيرة فتخيل أنك مدير لفريق يعمل على مشروع ما و فى مهام كثيرة يجب القيام بها و ناس كتير تريد منك تقديم الخدمة ففي الحالة دى عضو من أعضاء الفريق يكتب قائمة  المهام و المواعيد النهائية لكل شخص فى المشروع ، فممكن النظر فى قائمة مهام فريقك فى العمل لمعرفة المهام الذي يعملون عليها و ما هى علاقتها بالمهام التى كتبتها لكل عضو لإنجاز المشروع فى الوقت المحدد و ممكن تكتب المهام الأخرى لفريقك كجزء من عملك .

- تخيل أنك في المبيعات و عندك قائمة طويلة من الناس يجب التحدث معهم ، ممكن تكتب قائمة مقسمة إلى ما يجب الإتصال به فقط و ما يجب رؤيته و البدء في تحديد الأولويات فإن كنت تعرف أن هناك عميل مهتم بمنتجك و على إستعداد لشراؤه ، يجب أن تعطى له الأولوية A و ده اللى يجب التركيز عليه  ، و على العكس إن كان عميل متردد أو دافع الشراء لديه ليس بالقوة الكافية ، أكتب بجواره B أو C حسب رؤيتك لأنه سيؤثر على أرباحك و وقتك و طاقتك و قد لا يشترى فى النهاية ، فمن فضلك ركز على الأفضل دائماً بالنسبة لك و الذى يحقق لك أكبر إنتاجية .

ملحوظة :
قوائم المهام مفيدة جداً فى حالة العدد القليل من المهام المطلوب إنجازها و ممكن تكون مرهقة لك فى حالة كثرة البنود فيها أو فى حالة رغبتك فى إحراز تقدم فى مشاريع متعددة ، و فى حالة المشاريع المتعددة ممكن تستخدم برامج العمل المصممة لإدارة المهام الأكثر تعقيد .

النقاط الرئيسية

* لكي تكون منظم في مكان العمل هتحتاج لإستخدام قوائم المهام لـ

- تتذكر تنفيذ جميع المهام .
- تتعامل مع الأهم أولا و عدم إضاعة الوقت على المهام التافهة .
- تتأكد من الغير مهم و المهم بالنسبة لك لتحقيق أعلى إنتاجية .

* ابدأ بإدراج جميع المهام التي يجب عليك القيام بها  ثم ضع علامة أمام المهمة تدل على أهميتها ، A هى المهمة جدً إلى D و هى  الغير مهمة و إعد كتابة القائمة حسب الأهمية لتكن A فوق و D تحت ثم إبدأ بتنفيذ المهام في الجزء العلوي من القائمة أولاً فهي الأهم .

* ممكن تستخدم البرامج لإدارة قائمة مهامك و ممكن توصل لها عن طريق المواقع المذكورة أعلاه أو من خلال Google Play و تكتب فى الـ Search كلمة to do list هتظهر لك برامج كثير إختر منها اللى عليه نجوم كتير و شوف التعليقات اللى تحتها و ساعتها ممكن تقيم البرنامج قبل ما تنزله و تستخدمه .


هذه المدونة تعلمك المهارات التي تحتاجها لمهنة سعيدة و ناجحة و هذا هو واحد فقط من العديد من الأدوات و الموارد التي سوف تجدها هنا في مدونتى ، اشترك في النشرة الإخبارية المجانية ليصلك كل جديد من المقالات التى ستغير حياتك المهنية بإذن الله .
Adbox