يمكنك تحديد مجموعة الممارسات اللازمة للأداء الفعال عن طريق إضافة مبدأ الكفاءة و إدارة المواهب من خلال جمع و دمج المعلومات عن كفاءة الموظفين و يمكنك إنشاء طريقة موحده لأداء واضح و متاح للجميع في الشركة و تحدد هذه الطريقة ما يحتاجه الناس للعمل بفاعلية في أدوارهم و يحدد بوضوح كيفية إرتباط أدوارهم بالأهداف التنظيمية و كيفية تحقيق نجاحات

تحسين الكفاءة - بيزنس بالمصرى

يجب أن تتوافق اهدافك مع أهداف المنظمة فربما تكون على دراية بعبارة ما يتم قياسه يتم إنجازه ، تحديد و قياس الفاعلية و خاصة أداء العمال جزء مهم من عملك كمدير و السؤال هو

- كيف تحدد المهارات و السلوكيات و المواقف التي يحتاج العمال لآدائها  بفعالية ؟
- كيف تعرف أنهم مؤهلون للعمل ؟
- كيف يمكنك أن تعرف ما يمكن قياسه ؟

بعض الناس يعتقدون أن التعليم الرسمي هو مقياس موثوق به و يعتقد آخرون أكثر في التدريب أثناء العمل و سنوات الخبرة لكن البعض الآخر يعتقد أن الخصائص الشخصية تحمل المفتاح السحرى لسلوكيات العمل الفعال .

كلها أمور مهمة لكن لا يوجد وصف مثالى للسلوكيات و الصفات اللازمة لدور معين يضمن أداء الأفراد طبقاً للمعايير و المستويات المطلوبة من المنظمة .

هناك طريقة تعتبر أكثرهم قبولاً و هي ربط الأداء الفردي بأهداف العمل عشان كده شركات كثيرة تستخدم ما يسمى بالكفاءات و هي المعرفة المتكاملة و الخبرة و المهارة و السمات الشخصية المناسبة للوظيفة فمن خلال وجود مجموعة محددة من الكفاءات لكل دور في عملك يُظهِر العمال نوع من القيم السلوكية المنظمة التي تحتاجها للمساعدة في تحقيق أهداف المنظمة و حتى يعمل أعضاء فريق العمل بفعالية أكثر .

تحديد الكفاءات الضرورية للنجاح في مؤسستك له فوائد تجارية و يمكن أن يساعد على

- التأکد من الخبرة الكافية لفريقك .
- توظيف و إختيار موظفين جدد على نحو أكثر فعالية .
- تقييم الأداء بشكل أكثر فعالية .
- تحديد الثغرات في المهارات بشكل أكثر كفاءة .
- توفير تدريب تخصصى و المساعدة على التطوير المهني .
- التخطيط الكافي و المستمر .
- التأكد من عمل عمليات إدارة التغيير بكفاءة أكبر .

كيف يمكنك تحديد مجموعة الممارسات اللازمة للأداء الفعال ؟

يمكنك القيام بذلك عن طريق إضافة مبدأ الكفاءة و إدارة المواهب من خلال جمع و دمج المعلومات عن كفاءة الموظفين و يمكنك إنشاء طريقة موحده لأداء واضح و متاح للجميع في الشركة و تحدد هذه الطريقة ما يحتاجه الناس للعمل بفاعلية في أدوارهم و يحدد بوضوح كيفية إرتباط أدوارهم بالأهداف التنظيمية و كيفية تحقيق نجاحات .

توضح هذه المقالة الخطوات التي تتخذها لتطوير مبدأ الكفاءة في مؤسستك

المقال ترجمة : مرة عاطف
إعادة صياغة : المدرب المصرى وليد المعداوى

مبادئ تصميم مبدأ الكفاءة

يحدد مبدأ الكفاءة المعارف و المهارات و الصفات اللازمة للفريق داخل المنظمة و سيكون لكل دور فردي مجموعة من الكفاءات اللازمة لأداء الوظيفة بفعالية و لتطوير هذا المبدأ تحتاج إلى فهم متعمق للأدوار داخل عملك و للقيام بذلك ممكن تتخذ بعض الطرق المختلفة

- إستخدم قائمة محددة مسبقاً من الكفاءات القياسية و تخصيصها للإحتياجات المحددة لمؤسستك .
- إستعين خبراء إستشاريين خارجيين لوضع إطار عملك .
- إنشىء إطار تنظيمي عام و إستخدمه كأساس لأطر أخرى حسب الحاجة .

عليك بذل الجهد الكبير لوضع و تصميم مبدأ الكفاءة و للتأكد من إستخدام مبدأ الكفاءة بفاعلية لابد أن يكون مناسب لمن يستخدمه و تعد المبادئ الثلاثة التالية حاسمة عند تصميم مبدأ الكفاءة

1. إشراك الأشخاص الذين يقومون بالعمل

لا ينبغي تطوير هذه الأطر من موظفي الموارد البشرية فقط لأنهم ليس لديهم معرفة عن تفاصيل و عمليات كل وظيفة و لا ينبغي ترك هذه المهمة للمديرين الذين لا يفهمون دائماً ما يفعله كل عضو من موظفيهم كل يوم و لفهم الأدوار كامله عليك أن تذهب إلى الشخص الذي يقوم بهذه المهمة بالإضافة إلى الحصول على مجموعة متنوعة من المدخلات الأخرى التي تساعد على نجاح الشخص في مهمته .


2. التواصل

ينفعل و يتوتر الناس حول الأداء لذلك عليهم معرفة لماذا تقوم بتطوير مبدأ الكفاءة و كيف سيتم إنشاؤه و كيف ستستخدمه فكلما كان هناك تواصل كان التنفيذ أسهل .

3. إستخدام الكفاءات ذات الصلة

ضمان أن الكفاءات التي تشملها تنطبق على جميع الأدوار التي يغطيها الإطار. إذا قمت بتضمین کفاءات  من دون صله بعملهم فمن المحتمل أن یواجه الناس صعوبة في إطار العمل بشکل عام. على سبيل المثال، إذا قمت بإنشاء إطار عمل لتغطية المنظمة بأكملها، فإن الإدارة المالية لن يتم تضمينها ما لم يكن على كل عامل إثبات تلك المهارة والإطار الذي يشمل أدوار الإدارة من المؤكد أنها تنطوي على كفاءة الإدارة المالية .

تطوير الإطار

هناك 4 خطوات رئيسية في عملية تطوير مبدأ الكفاءة تتضمن كل خطوة إجراءات رئيسية تشجع الناس على قبول المنتج النهائي و إستخدامه .

الخطوة الأولى - الإعداد

تحديد الغرض

قبل البدء في تحليل الوظائف و معرفة ما يحتاجه كل دور لتحقيق نجاحات ، تأكد من غرض إنشاء المبدأ نفسه و كيف ستخطط لإستخدامه و كيف سيؤثر المشاركين في إعداده و كيف تحدد نطاقه مثل الفرق بين التوظيف و وضع نظام التعويضات ، الأول محدد جداً و الثانى يحتاج لأدوار و مهام كثيرة .

إنشاء فريق عمل كفء

اشرك كل من سيستخدم إطار الكفاءة بأكبر قدر ممكن و من المهم أيضاً التفكير في إحتياجاتهم على المدى الطويل للحصول على إطار حديث ذو صلة بالموظفين .



الخطوة الثانية - جمع المعلومات

هذا هو الجزء الرئيسي من الإطار بشكل عام فكلما كانت البيانات التي جمعتها أفضل كلما كان عملك أكثر دقة فمن الضرورى معرفة التقنيات التي ستستخدمها لجمع المعلومات عن الأدوار و العمل الذي يتضمنه كل منها و قد ترغب في عمل ما يلي

ملحوظة
مشاهدة الفريق أثناء تأدية أدوارهم مفيد بشكل خاص للوظائف التي تعتمد على الأداء الجسدى حيث يمكنك مراقبة الأداء الجسدي

مقابلة الناس

التحدث مع كل شخص على حدة و إختيار عينة من الناس لإجراء مقابلة شخصية أو جماعية أو قد ترغب في مقابلة المشرف على الوظيفة التي تقوم بتقييمها . 

إنشاء إستبيان

الإستبيانات وسيلة فعالة لجمع البيانات ، خذ وقتك للتأكد من طرح الأسئلة الصحيحة فهناك إستبيانات تحليل الوظائف يمكن شرائها  بدلاً من محاولة بناء واحدة .

تحليل العمل

ما هي السلوكيات التي تستخدم لتنفيذ الوظائف التي يغطيها الإطار أو مبدأ الكفاءة competency framework ؟

قد تحتاج إلى مراعاة ما يلي

- خطط الأعمال و الإستراتيجيات و الأهداف .
- المبادئ التنظيمية .
- وصف الوظيفة .
- المسائل التنظيمية .
- توقعات لمستقبل المنظمة أو الصناعة .
- متطلبات العملاء و مواردك .

تحليل العمل يتضمن مجموعة متنوعة من التقنيات و الإعتبارات التي تعطي نتائج أدق و إشمل فإذا أنشأت إطار عمل للمنظمة بأكملها فتأكد من عمل نموذج أو مثال من الأدوار الجديدة فى جميع أنحاء الشركة لأنه سيساعدك على إلتقاط أكبر مجموعة من الكفاءات التي لها صلة بعملك .



عند جمع معلومات عن كل دورعليك تسجيل كل ما توصلت له في بيانات سلوكية منفصلة فإذا كان محمد محاسب فينبغى أن يتشارك في بعض الأدوار مثل الدفاتر و التي تشمل بعض السلوكيات مثل معالجة النثريات و حفظ العوائد و مدفوعات البائعين وفقاً لسياسة الشركة و تحليل الكتب النقدية كل شهر ، قد تجد أن الأدوار الأخرى لها مهام مماثلة و بالتالي فكفاءة مسك الدفاتر ضمن هذا الإطار .

عند الإنتقال للخطوة الثالثة عليك تنظيم المعلومات نحو الكفاءات بشكل أكبر لأنه سيساعدك فى تحليل و جمع البيانات الأساسية بشكل فعال .

الخطوة الثالثة - بناء المبدأ أو الإطار

تشمل هذه المرحلة تجميع كل سلوكيات و المهارات و الكفاءات ، إتبع الخطوات التالية لأنها هتساعدتك في تنفيذ هذه المهمة

إجمع البيانات

اطلب من أعضاء فريقك قراءة السلوكيات و جمعها فى تصنيفات بهدف أن يكون هناك 3 أو 4 تصنيفات كبداية مثل المهارات اليدوية و مهارات صنع القرار و مهارات الحكم و مهارات التعامل مع الآخرين .

إنشىء مجموعات فرعية

إنشىء فئات سلوكية فرعية ذات صلة متفرعة من التصنيفات الأكبر و عادة يكون هناك 3 أو 4 مجموعات فرعية لكل فئة و هذا هو الهيكل الأساسي لإطار الكفاءة .

تنقیح المجموعات الفرعیة

بالنسبة لکل فئة من الفئات الأکبر إسأل نفسك لماذا و كيف ترتبط السلوكيات بها أو هل تتصل ببعضها البعض أم لا و قم بتنقيح المجموعات الخاصة بك عند الضرورة .

تحديد و تسمية الكفاءات

اطلب من فريقك تحديد كفاءة محددة لتمثيل كل مجموعة فرعية أصغر من السلوكيات ثم تسمية الفئة الأكبر و فيما يلي مثال للتجمعات و التجمعات الفرعية لكفاءات الإدارة العامة

- الإشراف و قيادة الفرق .
- توفير التوجيه و الدعم المستمر للموظفين .
- إتخاذ مبادرة التوجيه .
- التواصل مع الموظفين .
- مراقبة أداء الموظفين .
- تحفيز الموظفين .
- وضع خطط تتابع الأداء .
- ضمان إستيفاء معايير الشركة .
- التوظيف .
- إعداد التوصيف الوظيفي و مواصفات كل دور .
- المشاركة في المقابلات .
- تحديد إحتياجات التدريب للأفراد .
- تنفيذ إجراءات التأديب و التظلم .
- ضمان الوفاء بالإلتزامات القانونية .
- تطويرعقود التوظيف .
- وضع جداول المرتبات و التعويضات .
- تطوير إجراءات إدارة شؤون الموظفين .
- التأكد من تلبية موظفى الموارد البشرية للإحتياجات التنظيمية .
- التدريب و التطوير .
- تقديم التدريب للموظفين المبتدئين .
- تقديم التدريب لكبار الموظفين .
- تحديد إحتياجات التدريب .
- دعم التنمية الشخصية .
- تطوير مواد التدريب و منهجيته .
- إدارة المشاريع / البرامج .
- إعداد خطط تشغيلية مفصلة .
- إدارة الموارد المالية و البشرية .
- رصد الأداء العام بالنسبة للأهداف .
- كتابة التقارير و مقترحات المشاريع و التعديلات .
- فهم بيئة التمويل الخارجي .
- وضع إستراتيجية المشروع / البرنامج .

قد تحتاج لإضافة مستويات لكل كفاءة و هذا مفيد بشكل خاص عند إستخدام إطار التعويضات أو مراجعات الأداء و للقيام بذلك عليك تقسيم السلوكيات ذات الصلة إلى جداول القياس وفقاً للتعقيد و المسؤولية و النطاق أو غيرها من المعايير ذات الصلة و قد تكون هذه المستويات موجودة بالفعل إذا كان لديك تصنيف للوظائف في المكان

و للتحقق من الكفاءات و تنقيحها حسب الضرورة لكل بند ، إطرح الأسئلة التالية

- ھل یظھر ھذا السلوك من الأشخاص الذین یقومون بأداء العمل بأکثر فعالیة ؟ 
- هل أداء الناس سيكون غير فعال إذا لم يظهروا ذلك السلوك ؟
- هل هذا السلوك مناسب و ضروري لأداء العمل بفاعلية ؟

غالباً تطرح هذه الأسئلة في شكل استبيانات لأن من المهم البحث عن التوافق و الإختلاف بين آراء الأشخاص الذين يقومون بهذه المهمة و أيضاً إبحث عن مشاكل إستخدام لغات أخرى أو طريقة وصف الكفاءات و صقلها .

الخطوة الرابعة - التنفيذ

عند طرح إطار الكفاءة النهائي تذكر مبدأ التواصل الذي ذكرناه سابقاً لأنه سيساعدك في الحصول على دعم من الموظفين على جميع مستويات المنظمة و من المهم أن توضح لهم هدف تطوير الإطار و طريقة إستخدامه ، ناقش كيف سيتم تحديثه و الإجراءات التي وضعتها لإستيعاب التغييرات و فيما يلى بعض النصائح لتنفيذ الإطار

ربط أهداف العمل

إنشىء علاقة بين الكفاءات الفردية مع أهدافهم و القيم التنظيمية للمؤسسة قدر الإمكان .

كافىء الكفاءات

تأكد من سياسة و ممارسة دعم و مكافأة الكفاءات .

توفير التدريب و التدريب

تأكد من وجود تدريب كافي و متاح لأنه الناس تحتاج لدعم جهودهم .

البساطة

إجعل الإطار بسيط قدر الإمكان إن أردت أن يستخدم .

التواصل

التعامل أثناء التنفيذ هام جداً كما يكون الحال فى أي مبادرة للتغيير و كلما كنت أكثر إنفتاح و أمانة كلما كانت النتيجة النهائية أفضل و كلما خلقت لك فرص أفضل لتحقيق أهداف المشروع .

النقاط الرئيسية

- إنشاء إطار أو مبدأ الكفاءة وسيلة فعالة لتقييم و حفظ و رصد المعرفة و المهارات .

- لتقييم الناس في مؤسستك لابد من وجود إطار يسمح لك بقياس مستويات الكفاءة الحالية للتأكد من خبرة موظفيك اللازمة لإضافة قيمة إلى عملك التجارى كما أنه يساعد المديرين على إتخاذ قرارات مستنيرة حول توظيف المواهب والإحتفاظ بالإستراتيجيات الخلاقة .

- من خلال تحديد السلوكيات و المهارات اللازمة لكل دور فإن ذلك يتيح لك ميزانية و خطة للتدريب و تطوير شركتك .

- عملية إنشاء إطار الكفاءة طويلة و معقدة و لضمان تحقيق نتيجة ناجحة يجب إشراك الأشخاص الذين يقومون بالأدوار الفعليه لتقييم الوظائف الحقيقية و وصف السلوكيات الحقيقية ، زيادة مستوى الفهم و الربط بين الأدوار الفردية و الأداء التنظيمي تجعل النتيجة يستحق العناء .
ads
شارك المقال

المدرب المصرى وليد المعداوى

متخصص فى علم تشكيل العادات و الإدارة يعمل كرائد أعمال فى مجال التعليم و له العديد من المؤلفات ، رسالته سعادة البشرية و تحقيق الوفرة